- ¿Qué es un contestador automático para empresas?
- ¿Qué hace un contestador automático para empresas?
- ¿Cómo poner un contestador de llamadas telefónicas?
La mejor manera de actuar ante una llamada entrante es atenderla lo antes posible. Sin embargo, en muchas ocasiones nos encontramos en circunstancias que nos impiden contestarlas al momento o a los segundos a más tardar. Por ello, el blog de hoy, lo dedicamos especialmente al contestador automático y la importancia de por qué debes contar con uno.
¿Qué es un contestador automático para empresas?
Un contestador automático de llamadas es un sistema de menú de voz que permite que las personas que llaman sean transferidas a una extensión sin tener que pasar a través de una operadora o recepcionista. Las llamadas entrantes son recibidas por mensajes grabados con anterioridad, que informan al cliente que la persona con la que intenta contactar no está disponible.
Para que un cliente pueda llegar al empleado que busca, existe el directorio de marcación por nombre, donde se organiza a los usuarios por departamentos/nombres y la persona que llama puede presionar la tecla, una vez anunciado en el contestador automático, para que suene la extensión del empleado con el que quiere hablar. Si un empleado no se encuentra disponible, el contestador automático dirige las llamadas al correo de voz del empleado.
El contestador telefónico digital beneficia enormemente a las empresas, ya que mejora la atención al cliente al asegurar de que ninguna llamada se quede sin respuesta, también optimiza el tiempo del personal, da una imagen más profesional a la empresa y además mantiene un registro de todas las llamadas y mensajes que serán de utilidad para poder realizar seguimientos de las interacciones con los clientes.
¿Qué hace un contestador automático para empresas?
Los contestadores automáticos para empresas son una forma de mantener el contacto con los clientes, que ayudarán a la empresa a ofrecer un mejor servicio ya que ofrecerá un sistema automático con el que se asegura una atención continua y profesional. A continuación, os contamos qué hace un contestador automático para empresas.
- Menú de voz: los empleados pueden dejar su mensaje definido para las llamadas entrantes, bien podría ser indicando las diferentes extensiones para los departamentos con el que le gustaría hablar, para indicar el horario laboral por ejemplo cuando se encuentra fuera de la jornada, o cualquier información relevante para los clientes.
- Grabación de mensajes: El contestador automático digital, permite a los clientes dejar mensajes detallados cuando no pueden ser atendidos. Estos mensajes son escuchados posteriormente por el equipo de la empresa.
- Mensajes personalizados: Las empresas pueden dejar mensajes de bienvenida y de espera, pueden incluir información útil para el cliente, promociones u otras alternativas de contacto.
- Redirección de llamadas: Los sistemas de contestador automático pueden redirigir las llamadas a otras extensiones o departamentos, según la configuración preestablecida.
Ten en cuenta que el mensaje que se deja en el contestador automático es de gran importancia, ya que crea el primer impacto con nuestros clientes nuevos, y si no está grabado correctamente puede perjudicar a la imagen de la empresa. Algunos de los mensajes de contestadores automáticos pueden contener información sobre:
- Saludo inicial.
- Información de la marca.
- Mensajes sobre no disponibilidad.
- Solicitud de motivos de la llamada o información sobre la persona que llama con fines comerciales.
- Comunicar otro medio alternativo de contacto si es urgente.
- Llamada a la acción (dejar un mensaje de voz)
- Posible tiempo de espera por flujo de llamadas.
Ejemplos de contestadores automáticos:
Ejemplo 1. Indicando los diferentes departamentos con los que podría hablar el cliente.
📞Por favor, pulse 1 para hablar con el departamento de ventas, pulse 2 para contabilidad, pulse 3 para cualquier otra información.
Ejemplo 2. Información sobre festivos, cerrados por vacaciones, cambio en el horario laboral, etc.
📞Hola, ha llamado a (nombre de la compañía). Actualmente estamos de vacaciones desde el (fecha) hasta el (fecha). Para cualquier asunto urgente llame al (número de teléfono u otra información de contacto).
Ejemplo 3 . Información sobre el horario de atención al cliente o cuando estás fuera de oficina.
📞 Muchas gracias por llamar a (nombre de la compañía). Actualmente estoy fuera de la oficina. Estaré localizable de nuevo a partir del (fecha). En caso de urgencia, puede ponerse en contacto con el Sr. o la Sra. (nombre) en la dirección (email) o llamando al (número de teléfono).
¿Cómo poner un contestador de llamadas telefónicas?
Para contar con un contestador automático con funciones en tu sistema telefónico y mejorar la atención al cliente de tu empresa y la eficiencia de tus empleados, te contamos que dos opciones podrías llevar a cabo para tener contestadores automáticos para empresas.
Centralita virtual telefónica Megacall
La centralita virtual proporciona muchas funcionalidades útiles para la gestión de las llamadas, y una de ellas es la configuración del contestador automático. El contestador automático en una centralita permite a las empresas gestionar de manera eficiente, en una sola plataforma, las llamadas entrantes cuando no hay ningún usuario disponible para atenderlas.
Con el contestador automático, también llamado menú de voz, desde la centralita virtual, podrás configurar las diferentes opciones de voz automatizadas para que los clientes lleguen a las extensiones deseadas, asegurando una experiencia fluida y reduciendo tiempos hasta llegar a la información o servicio que se busca. Con esto, evitamos perder una llamada, posibles clientes potenciales y lo mantendremos siempre informado.
A través de la configuración de la centralita, es posible poner a las personas en cola de llamada y retenerlas en línea con información relevante o interesante sobre la empresa o alguna promoción, así como también es posible el desvío de llamadas, la grabación de las llamadas, función muy útil para hacer posteriormente un análisis y extraer datos sobre las llamadas entrantes y salientes, o el reconocimiento de voz que sirve para transcribir las conversaciones telefónicas automáticamente, dando facilidad para buscar o recuperar información de forma rápida. En la centralita virtual, también podrás encontrar las diferentes extensiones/departamentos a donde se dirigirán las llamadas, que podrán ser configuradas por el usuario.
Desde la misma centralita, se puede configurar el horario laboral o las autorespuestas que ayudan a dirigir las llamadas entrantes. Además, también se podrá ver el resultado de todas las llamadas, tanto entrantes como salientes, que te permitirá llevar un control sobre las comunicaciones de la empresa y sus comerciales.
Comunicaciones unificadas 3CX
Otra opción es la centralita virtual de 3CX, que ofrece la función de contestador automático digital o recepcionista digital de forma gratuita. Megacall es partner oficial de 3CX, por lo que puede ayudarte a instalar este sistema de comunicación que ofrece extensiones ilimitadas, pagando por la cantidad de llamadas simultáneas que necesites. Además, incluye funciones muy útiles como son el chat en vivo, integración con CRM, o la posibilidad de realizar conferencias web con hasta 250 participantes.
En Megacall, ofrecemos una prueba gratuita para que pruebes todas las funciones de la centralita virtual y lo que puedes hacer con ella, ¡solo tienes que registrarte!
