Tener una centralita virtual en cualquier negocio es fundamental para el avance y la digitalización de las comunicaciones tanto internas como externas, pero tener una centralita virtual para hoteles puede ser muy importante para ofrecer una excelente atención al cliente, algo que en el sector del turismo es esencial para que los clientes tengan una buena experiencia y consigamos fidelizarlos.
Por todo ello en este post vamos a recomendarte la mejor forma de integrar un PBX para mejorar el sistema de llamadas de un hotel. Los puntos que veremos son los siguientes:
- Funcionalidades de una centralita virtual para hoteles
- Beneficios de la centralita virtual para hoteles
- ¿Cuál es la mejor centralita virtual para hoteles?
- PBX 3CX como centralita virtual para hoteles
En el sector hotelero lo más importante es brindar un excelente servicio de atención al cliente, ya que la comodidad de los huéspedes marcará la diferencia frente a otras cadenas hoteleras. Con la llegada de la telefonía IP o VOIP son cada vez más los hoteles que han pasado de la telefonía tradicional a la implantación de centrales telefónicas virtuales para gestionar las llamadas de forma mas eficiente y a un menor coste.
Por otro lado, hay que destacar que en momentos de crisis como la pandemia en la que se ha visto inmerso el mundo por el coronavirus las llamadas de los clientes a los hoteles han sufrido un gran aumento debido a las gestiones de cancelación, aplazamientos de reservas o dudas de los usuarios. Con una centralita virtual para hoteles la atención de un gran flujo de llamadas tanto nacionales como internacionales se puede beneficiar mediante la reproducción de una locución que avise al cliente del tiempo de espera, la transferencia de llamadas al departamento correspondiente, el desvío de llamadas a otros dispositivos, entre otras cuestiones.
Funcionalidades de una centralita virtual para hoteles
Además de las funcionalidades obvias como recibir y emitir llamadas, una centralita virtual se puede adaptar con opciones específicas para hoteles.
- Modo no molestar. Puedes configurar los horarios en los que el cliente no quiere recibir llamadas en la habitación.
- Despertador. Se puede configurar para que el cliente reciba una llamada con una grabación donde se le da los «buenos días» o el mensaje que sea conveniente.
- Conexión con los departamentos. La función de asistente automático permite al cliente contactar con los diferentes departamentos desde la habitación mediante un sistema de marcación.
- Interrupción de la conexión. Es posible desactivar el teléfono en las habitaciones desocupadas.
- Numeración internacional. El hotel puede gestionar su propia centralita para atender automáticamente las llamadas en el idioma correspondiente.
- Mostrar el nombre. Las llamadas que se realicen desde la habitación hacia la recepción o el servicio de habitaciones se pueden mostrar con el nombre del cliente. Esto permite un trato más cercano y amigable.
- Estadísticas. La función de estadísticas permite al hotel conocer los servicios más solicitados por los clientes. También proporciona al cliente un registro de las llamadas realizadas durante su estancia.
Beneficios de la centralita virtual para hoteles
Entre los beneficios que encontramos dentro de un hotel con un sistema PBX podemos destacar los siguientes:
- Mejora el servicio de atención al cliente cuando llaman, así como el que se ofrece en la habitación gracias a las funcionalidades que hemos señalado anteriormente.
- Permite una mejor gestión cuando se recibe un gran flujo de llamadas entrantes.
- Adaptación al idioma del cliente. Al tener la posibilidad de utilizar un número virtual de cualquier país, los clientes podrán llamar a números locales sin ningún coste adicional para ellos. Además, mostraremos una imagen de cercanía, aunque la central telefónica esté en otra ubicación.
- Flexibilidad y escalabilidad. Podemos ir añadiendo más extensiones a medida que sean necesarias y ofrece posibilidades muy flexibles, ya que con una conexión a internet podemos recibir llamadas en cualquier dispositivo: teléfono fijo, móvil, tablet u ordenador.
- Ahorro de costes en la factura telefónica. Las llamadas entre las extensiones son gratuitas y el coste de la telefonía a través de internet es menor que el de las redes de telefonía tradicional.
¿Cuál es la mejor centralita virtual para hoteles?
Desde Megacall recomendamos las Comunicaciones Unificadas de 3CX, este sistema ofrece un sinfín de funcionalidades y servicios. Además, solo hay que pagar una cuota anual basada en el número de llamadas simultáneas que se necesiten, mientras que el coste mensual corresponderá al soporte, los minutos de las llamadas y servicios añadidos.
Las extensiones son ilimitadas y no suponen un coste adicional, algo muy beneficioso para los hoteles ya que suelen necesitar bastantes líneas de teléfono.
Algunas de las características que ofrece este sistema son:
- Desviar las llamadas del fijo al móvil
- Conferencia de llamadas
- Grabación de llamadas
- Buzón de voz
- Mantener las llamadas en espera
- Recepcionista digital. Respuesta de Voz Interactiva (permite al usuario seleccionar la opción que desee a través de las teclas cuando llama).
- Integración CRM
- Barge In (podrás escuchar llamadas en directo)
- Posibilidad de mostrar números de teléfono nacionales o internacionales
PBX 3CX como centralita virtual para hoteles
La central telefónica 3CX ofrece un módulo específico para hoteles, por lo que es perfecto para tener un PBX de hotel completamente funcional. El módulo agrega:
- Ingreso / Salida de huéspedes
- Funcionalidad de llamada de despertador
- Códigos de estado de limpieza
- Códigos de consumo de mini-bar
- Facturación y más
Opcionalmente, el Módulo para Hoteles de 3CX puede integrarse con sistemas populares PMS / Administración Hotelera, como Micros Fidelio, u otros sistemas PMS que utilicen el protocolo Mitel. Esto permite al personal del hotel incrementar su eficiencia operativa aprovechando todas las funcionalidades de comunicación y administración que se incluyen en el Software de Administración Hotelero. También es posible automatizar la compartición de información del huésped como tiempos de check-in y check-out, estado de limpieza de habitaciones o cualquier otra información de mantenimiento que mejore la operación del hotel.
En Megacall nos encargaremos de asesorarte y ayudarte en el proceso de integración del sistema 3CX poniendo a tu disposición servidores y minutos para tus llamadas.
