Si tienes dudas sobre tener un contestador automático para empresas en este post te vamos a contar todas las claves para que te decidas.

Existen diversos métodos para contar con un contestador automático telefónico en tu empresa, los cuales se pueden implementar gracias a las tecnologías en la nube a las que podemos acceder en la actualidad.

En este post veremos los siguientes contenidos:

  • Qué es un contestador automático para empresas
  • Qué hace un contestador automático para empresas
  • Cómo poner un contestador automático para empresas

Qué es un contestador automático para empresas

Un contestador automático de llamadas es un sistema de menú de voz que permite que las personas que llaman sean transferidas a una extensión sin tener que pasar a través de una operadora o recepcionista telefónica. El contestador automático es también conocido como recepcionista digital.

Para que una persona que llama pueda encontrar un usuario en la central telefónica, suele estar disponible un directorio de marcación por nombre. Esta función organiza a los usuarios por su nombre, permitiendo que la persona que llama presione una tecla con el fin de que suene automáticamente la extensión de un usuario una vez que su extensión es anunciada en el contestador automático.

Si un usuario no está disponible, el contestador automático dirige las llamadas al correo de voz del usuario apropiado para dejar un mensaje o lo puede pasar con otro agente.

Contar con un teléfono con contestador automático en una central telefónica es una funcionalidad muy útil y económica para cualquier negocio, ya que reemplaza y/o ayuda al operador humano a automatizar y simplificar el procedimiento de llamada telefónica entrante.

recepcionista digital

Qué hace un contestador automático para empresas

Con un contestador automático o también llamado recepcionista digital podrás mejorar tu atención al cliente, ya que ofrecerás un sistema automático con el cual reducirás el tiempo de espera de un usuario cuando llama a tu empresa.

Este motivo nos lleva a una de sus ventajas. Cuando una persona llama podrás darles opciones de marcación para que directamente conecte con el departamento o la persona con la que desea hablar.

Ejemplo:

📞 Por favor, pulse 1 para ventas, pulse 2 para contabilidad, pulse 3 para cualquier otra información.

Por otro lado, también podrás preparar un mensaje de voz ocasional cuando hay un día festivo o la empresa cierra por vacaciones. El contestador es totalmente personalizable según las circunstancias de tu negocio.

Ejemplo:

📞 Hola, ha llamado a (nombre de la compañía). Actualmente estamos de vacaciones desde el (fecha) hasta el (fecha). Para cualquier asunto urgente llame al (número de teléfono u otra información de contacto).

Otra modalidad para lo que puedes usar el contestador es para preparar una locución que informe cuando estás fuera de la oficina o ya está cerrado el horario de atención al cliente.

Ejemplo:

📞 Muchas gracias por llamar a (nombre de la compañía). Actualmente estoy fuera de la oficina. Estaré localizable de nuevo a partir del (fecha). En caso de urgencia, puede ponerse en contacto con el Sr. o la Sra. (nombre) en la dirección (email) o llamando al (número de teléfono).

Es importante señalar que el contestador se puede activar y desactivar tantas veces como necesites.

Cómo poner un contestador automático para empresas

Si quieres instalar un contestador automático con opciones en tu sistema telefónico para mejorar tu atención al cliente y mejorar la eficiencia de tus empleados; te recomendamos varias formas de tener contestadores para empresas.

Centralita virtual telefónica Megacall

Una de las muchas funcionalidades que proporciona una centralita virtual es la posibilidad de tener un contestador automático digital o IVR (Respuesta de Voz Interactiva). Por lo que contratando este servicio no solo tendrás un sistema telefónico eficaz y actual, si no que podrás disfrutar de características como la grabación de llamadas, música en espera, buzón de voz, conferencia, transferencia y desvío de llamadas, entre otras.

Además, si estás buscando mensajes de contestador automático para empresas en inglés también se puede grabar en ese idioma.

Comunicaciones unificadas 3CX

Otra opción es la centralita virtual de 3CX, la cual ofrece la función de contestador automático o recepcionista digital de forma gratuita. Megacall es partner oficial de 3CX, por lo que puede ayudarte a instalar este sistema de comunicación que ofrece extensiones ilimitadas y solo se paga por la cantidad de llamadas simultáneas que necesites. Además, incluye funciones muy útiles en la actualidad como son el chat en vivo, integración con CRM o la posibilidad de realizar conferencias web con hasta 250 participantes.

Si tienes alguna duda sobre cómo funciona este sistema no dudes en ponerte en contacto con nosotros.