Megacall CRM – Instrucciones de configuración

Un CRM es una herramienta diseñada para gestionar las interacciones con los clientes, ayudando a mejorar la organización de contactos y el seguimiento de oportunidades de ventas. Megacall CRM está completamente integrado con la centralita virtual – gestiona llamadas con la ayuda del teléfono web integrado, visualiza los historiales y datos de clientes desde un solo lugar y controla toda la gestión de tu negocio con Megacall CRM.

Asistente de creación para CRM

Si has creado y activado la centralita virtual en el área personal de Megacall, dirígete al apartado de Servicios – CRM. Luego, haz clic en «Activar la integración» y posteriormente en «Ir a la cuenta CRM».

Si aún no has creado la centralita virtual, utiliza el asistente de configuración de la centralita y en el primer paso selecciona la opción específica. Durante la etapa de creación del CRM, proporciona el nombre del CRM utilizando caracteres latinos y elige la extensión para la cuenta del administrador. Puedes crear otros usuarios en esta página o siempre tendrás la opción de añadirlos más adelante. Por último, haz clic en «Crear CRM».

General

Aquí podemos encontrar los widgets con información útil sobre las tareas actuales del CRM. Los widgets se pueden mover por la página y ponerlos de la manera más cómoda para cada uno, y también se pueden poner en modo oculto/visualizar.

Listado de widgets en el dashboard (General):

• Clientes: muestra la cantidad total de clientes, la cantidad de nuevos clientes de la semana y de hoy.
• Mis leads: presenta la cantidad de leads gestionados por el agente y la cantidad de leads sin gestionar que están pendientes de atención.
• Tareas completadas: indica la cantidad de tareas completadas esta semana en comparación con la cantidad total de tareas.
• Tareas caducadas: muestra la cantidad de tareas del agente que no han sido completadas en el tiempo programado.
• Tareas actuales: informa sobre la cantidad de tareas actualmente activas.
• Mis llamadas: presenta la cantidad de llamadas entrantes y salientes de hoy y de esta semana.
• Nuevos leads: muestra la cantidad de nuevos leads generados hoy y esta semana.

Clientes

Podemos filtrar para la búsqueda de clientes en el bloque del lado izquierdo, que también se puede ocultar pulsando en la flecha. También se puede utilizar el campo de búsqueda universal situado en la parte superior de la página.

En el lado derecho, podemos ver el botón “+” con el que podremos añadir un nuevo cliente. Y con el botón “•••” podemos importar o exportar una base de datos de clientes.

• Añadir nueva tarea: En la ficha del cliente, puedes añadir tareas pulsando el botón ••• y seleccionando «Crear tarea».
• Vista «Mis Clientes»: Hay una pestaña separada llamada «Mis clientes» donde puedes ver los clientes para los que te han asignado como responsable. La vista «Todos los clientes» refleja el listado completo de clientes añadidos en CRM.
• Etiquetas (tags): Puedes utilizar etiquetas para agrupar clientes similares y facilitar la búsqueda.
• Ajustes Adicionales: Si consideras que hay campos básicos insuficientes al modificar los datos del contacto, puedes añadir tus propios campos en «Ajustes adicionales».

Dentro de la ficha del cliente, en la parte izquierda podemos ver los parámetros del cliente (estatus, tipo, email, teléfono, etc) y con tan solo un clic se puede enviar un correo, llamar o enviar un SMS. En el menú ••• se encuentran disponibles las opciones de edición de los parámetros, creación de acuerdos, tareas y videoconferencias.

En el lado derecho se encuentra lo que es la ficha del cliente y donde se mostrará todos los eventos relacionados con él: llamadas, notas, tareas, grabaciones de llamadas, acuerdos, historial de email, SMS, etc.

Si desde la sección principal de clientes, seleccionamos varios clientes a la vez, tendremos las siguientes opciones en •••:

• Agregar al listado de marcación automática. Marcador automático.

Es posible llamar por un listado de números seleccionados con la ayuda del teléfono web. Esto funciona de tal manera que el sistema marcará los números de manera automática empezando por el primero. Si la llamada no se atiende o cuelgan, comenzará la siguiente llamada tras 5 segundos. La marcación automática se puede poner en pausa o volver a lanzar.

Para crear el listado de marcación automática: Desde el apartado Leads y Clientes, se puede seleccionar la lista de clientes y marcar agregar al listado de marcador automático. También, abriendo el teléfono web y seleccionando el apartado Marcador automático.

• Enviar SMS.

Con los clientes seleccionados, podemos enviar SMS seleccionando la plantilla o insertando el texto manualmente. Una vez enviado, veremos el informe de entrega tras el envío.

• Envío de correos.

Para enviar e-mail (mailing) a clientes seleccionados, simplemente inserta el asunto y el texto del correo, selecciona la plantilla de la firma y pulsa en enviar. Se pueden agregar o eliminar destinatarios.

• Import de clientes.

Es perfectamente posible importar un listado de clientes a Megacall CRM de cualquier otro CRM. Desde el apartado de Clientes, pulsamos ••• y seleccionamos “Importar”, se debe subir un archivo .csv o excel.

Los números de teléfono en el archivo, deben ir en formato internacional si los clientes son de diferentes países, los números se indican con “+” delante y el formato de celda debe ser de texto.

Dentro de la ventana de Import en el lado izquierdo, se muestran los nombres de los campos del archivo, y a la derecha el valor correspondiente en el CRM. Por ejemplo; en el archivo está la columna “nombre” entonces debemos seleccionar el valor Nombre, y en la columna “número” asignamos el valor Teléfono, etc.

Si el cliente cuenta con varios números de teléfonos, estos deberán estar indicados en la misma celda y separados por comas para que todos los números se transfieran correctamente al CRM. Para eliminar la importación se puede hacer desde ••• y seleccionando la opción “cancelar import”.

Acuerdos

En el apartado de Acuerdos, podemos trabajar con vista en Kanban o en forma de listado.

Acuerdo o venta de un bien o servicio al cliente. El acuerdo puede tener diferentes estados:

• Nuevo acuerdo.
• En gestión. Comunicación con el cliente.
• En la toma de decisión. A la espera de una decisión por parte del cliente.
• Espera de pago. Trabajo finalizado y a la espera del pago.
• Acuerdo de éxito. Estado final.
• Acuerdo cancelado.

Los acuerdos están siempre vinculados a algún cliente. De esta forma, un cliente puede tener asignado varios acuerdos en la misma o diferente divisa. Cada acuerdo tiene su propio historial de actividad y el embudo de ventas de los acuerdos se podrá ver en el apartado Analítica.

Calendario

En el apartado de Calendario, podemos ver todas las tareas y, si eres Administrador, podrás ver también las tareas de todos los agentes. Puedes crear tus propias tareas, así como crear tareas para otros agentes de CRM.

Desde el calendario de Megacall CRM, también puedes activar la sincronización doble de las tareas con el Calendario de Google:

• Puedes agregar eventos en Megacall CRM y serán añadidos automáticamente al calendario de Google de cada participante.
• Agrega eventos en el calendario de Google para agregar tareas en Megacall CRM.
• Modifica los eventos en Megacall CRM desde el calendario de Google y viceversa.
• Sincroniza la eliminación de eventos desde ambos calendarios.

Tareas

El bloque con los filtros en la sección de tareas, te ayudará a encontrar la tarea que buscas. Puedes marcar la tarea como completada con el “checkbox” pulsando en terminar y también encontrar cualquier tarea que ya esté cerrada o es antigua.

Tipos de tareas:

• Tarea. Tipo estándar en la que podemos añadir al cliente o compañeros para un trabajo conjunto.
• Llamada. Ideal para llamadas importantes planificadas con un cliente.
• Videoconferencia. Organizar videoconferencias con los compañeros.
• SMS. Posponer el envío de un recordatorio por SMS a un cliente.

Llamadas

En el apartado de llamadas, se encuentra el listado detallado de llamadas. Desde aquí, podremos escuchar la grabación o leer el texto de la conversación si la función de Reconocimiento de Voz está activada.

Widget para llamadas.

El icono de widget para llamadas se encuentra en la esquina inferior derecha de la página.

Dentro del widget, podemos ver en el lado izquierdo el teclado para insertar el número, botón de llamadas y botón de SMS. En el lado derecho, nos encontramos con pestañas de contactos, historial, equipo (los compañeros) y marcador automático.

¡Importante! En la primera llamada que se haga es imprescindible permitir el acceso al micrófono en la ventana emergente del navegador para que todo funcione correctamente.

Si entra una llamada de número desconocido, se puede agregar posteriormente como cliente o lead indicando su nombre. Se generará una ficha de cliente en la que se podrá añadir notas durante una llamada.

Mencionar que, durante una llamada se puede transferir la llamada a otro empleado pulsando en el icono de dos teléfonos.

Leads

Hablamos de Lead cuando tenemos el primer contacto con un posible cliente potencial.

En el apartado de Leads, podemos ver en el lado derecho la lista de los Leads, que se pueden clasificar en “Mis leads” o “no gestionados”, estos últimos serán los leads que aún no tienen asignado ningún responsable. Todos los usuarios del CRM pueden asignarse leads en la sección de No gestionados.

Si agregas un lead pulsando el botón “+”, el responsable será automáticamente quien haya creado ese lead. Si el lead se agrega desde la sección No gestionado, el estado de ese lead por defecto será “no gestionado”.

Formas de obtener nuevos leads:

• Manualmente, con el botón “+” o durante una llamada en el teléfono web.
• Importar desde un archivo desde el menú •••.
• Desde una llamada o SMS. Si el número no ha sido guardado en Megacall CRM, se creará un lead. Ajustes – Telefonía.
• Leads desde emails nuevos (recibidos o enviados). Ajustes – Correo.
• Conseguir Leads con integraciones gratuitas como es la plataforma de Zapier, que al mismo tiempo permite integrar el CRM de Megacall con más de 4000 sistemas.
• Crear un Lead con una API. Por ejemplo, puedes configurar la integración de Megacall CRM y el sitio web y crear leads a través de un formulario web.

Equipo

En esta sección, encontrarás el listado de todos los usuarios del CRM, incluyendo sus datos de contacto, cargo, extensión y otra información relevante. Puedes realizar llamadas a tus compañeros haciendo pulsando el icono del teléfono.

Si eres administrador, puedes agregar nuevos usuarios de CRM y editar las cuentas de los usuarios existentes. El botón para agregar un nuevo usuario se encuentra en la parte superior derecha de la página.

Para agregar un nuevo usuario, indica su nombre de usuario, dirección de correo electrónico y asigna una extensión de la centralita virtual antes de hacer clic en «Agregar usuario». En la pestaña «Enviar invitación», puedes invitar a varios usuarios ingresando sus direcciones de correo electrónico. Además, en la pestaña «Generar enlace», puedes crear un enlace de invitación y compartirlo a través de Apps de mensajería o redes sociales.

Analíticas

En el apartado de analíticas, podemos observar análisis y resultados de: acuerdos, llamadas, fuentes, leads, clientes, tareas y equipo.

Acuerdos.

Aparecerán gráficas de cantidad de acuerdos, indicadores de rentabilidad y un embudo de ventas. Puedes seleccionar el periodo que deseas ver en la analítica, donde conseguirás datos de la conversión y el tiempo medio del acuerdo.

Llamadas.

Aquí, podrás filtrar por usuario y hora. Con ello, podrás conocer quién de los usuarios del CRM es más activo en las llamadas, y analizar la cantidad de llamadas y su duración.

Fuentes.

Podrás observar que tan eficiente fueron tus fuentes. Por ejemplo, si se recibe una llamada, se genera un lead automáticamente, donde Megacall CRM crea una etiqueta de fuente por el número para la analítica, con la que podrás saber cuántos nuevos clientes o leads y acuerdos has conseguido y que tan efectiva es la publicidad con el número.

Las etiquetas se pueden crear automáticamente o a través de API. Con el Call Tracking de Megacall, las etiquetas UTM se transfieren automáticamente a Megacall CRM y estarán vinculadas al lead generado en forma de etiqueta fuente.

Por ejemplo; has recibido una llamada de un número nuevo y el CRM genera automáticamente un lead en el que se muestran las etiquetas UTM de su campaña publicitaria y en donde la ficha del lead aparecerá la grabación de la llamada.

Leads.

Aquí aparecerán la gráfica de los leads no gestionados y la gráfica circular de fuentes de generación de leads. Con estas analíticas, podremos sacar datos de cuántos leads se han generado, o cuántos se han convertido en clientes potenciales.

Clientes.

Podremos ver el incremento de clientes por periodos determinados, o clientes de todo el CRM o bien separado por cada usuario.

Tareas.

Con esto, conseguimos un análisis de las tareas; cuántas tareas hay abiertas por cada usuario y cuantas están finalizadas.

Equipo.

Análisis de la productividad del equipo por parámetros; acuerdos en gestión, acuerdos de éxito, tareas y llamadas. También podremos ver el total de cada parámetro.

Ajustes

Aquí podremos encontrar todos los ajustes que se pueden hacer en Megacall CRM.

• Perfil.

En el apartado de Perfil, es donde podrás seleccionar el idioma de la plataforma, cargar una foto, indicar información de contacto que verán tus compañeros e indicar la extensión correspondiente de la centralita virtual, aquella extensión desde la que entran y salen llamadas.

• Calendario.

Aquí es donde podrás configurar la sincronización de tareas con el Calendario de Google.

Para ello, debes pulsar el botón de Activar el Calendario Google e iniciar sesión en tu cuenta de Google. Posteriormente, debes permitir el acceso a Megacall CRM.

Si lo que buscas es sincronizar eventos y tareas ya planificadas debes seleccionar las siguientes opciones:

• • Agregar eventos futuros de Megacall CRM en el calendario de Google.
  • Agregar eventos futuros del Calendario de Google en Megacall CRM.

• Horario laboral.

Indica tu zona horaria y el día de inicio de la semana, que por defecto será Lunes.  Pulsando el botón “Configurar” podrás configurar tu horario laboral.

Primera opción: 5 días a la semana.

Si trabajas de Lunes a Viernes, por ejemplo de 9:00 a 17:00, colócate en la columna “Lu” en la hora de 9:00 y extiende el cursor hacia abajo hasta las 17:00. Repite esta acción para el resto de días y pulsa guardar.

Segunda opción: “Día – Noche – 48”

Esto sería el ejemplo de que un usuario trabaja el lunes de día, por lo que seleccionaremos en Lunes el horario de 8:00 a 20:00 y el martes trabaja de noche (como trabaja de noche sería de martes a miércoles) por lo tanto seleccionamos el horario del martes  20:00 a 00:00 y el miércoles de 00:00 a 8:00. La periodicidad del horario se puede configurar con opción de poner cada 4 días.

• Telefonía.

En este apartado podemos configurar el widget para las llamadas que puede funcionar de 3 modos diferentes:

• • La llamada se realiza directamente desde el navegador. ¡Importante! En la primera llamada aparecerá una ventana emergente y es imprescindible permitir el acceso al micrófono para que funcione.
  • Softphone externo: Para las llamadas se puede usar un teléfono IP o softphone configurado en la extensión de la centralita virtual. Al entrar una llamada, será dirigida a la extensión de la centralita y una vez respondida será iniciada al número del cliente del CRM. En el widget se mostrará información sobre la llamada.
  • Teléfono web en horario laboral: El teléfono web sonará únicamente en tu horario laboral.

Aquí también podemos ver las opciones de generación automática de leads en una llamada entrante o saliente. Si entra una llamada de número nuevo, se genera un lead automáticamente, al igual que si es una llamada saliente a un número que no está guardado también se generará un lead.

La generación automática de leads también se puede configurar para los SMS.

También, puedes encontrar la opción de “Llamar sin prefijo del país” que permitirá realizar llamadas en formato local. Mencionar que si la opción está desactivada es necesario marcar el número con el formato internacional.

Ahora hablamos de las opciones de marcador automático y SMS dentro de este apartado.

Un mismo cliente puede tener varios números de teléfono, y al agregar al cliente en un listado de marcación o envío de SMS se agregarán todos sus números. Al desactivar esta opción, solo se añadirá el primer número de teléfono de la ficha del cliente.

• Correo.

En Megacall CRM se puede recibir y enviar correos gracias a integraciones con los servicios de correos más populares.

Para ello, pulsa “agregar correo” y selecciona uno de los servicios o tus ajustes IMAP.

¡Importante! Para la autorización con Gmail se tiene que usar la contraseña de la aplicación.

Podrás enviar emails hasta 100 usuarios al mismo tiempo. Puedes usar la integración con el correo solo tú o dar acceso al correo a otros usuarios del CRM. El límite de integraciones de correo es de 20.

También están disponibles las opciones de generación automática de leads en base a correos nuevos. Al recibir un nuevo correo verás la notificación emergente. La comprobación de nuevos emails se realiza cada 10 minutos.

Encontrarás apartados como:

Firmas, con plantillas de firmas para correos enviados desde el CRM.

Excepciones, todos los correos electrónicos con los remitentes indicados no se agregarán en Megacall CRM.

• Compañía.

Desde este apartado encontrarás ajustes del nombre de la compañía y divisa. Puedes seleccionar divisas adicionales además de la predeterminada, por ejemplo si tu empresa realiza acuerdos con otros países de divisas diferentes.

• Grupos.

Aquí encontramos las configuraciones de derechos de permisos, para grupos de usuarios estándar o bien puedes crear grupos y personalizarlos con derechos determinados. El administrador puede, desde el apartado Equipo, seleccionar un usuario y asignarle un grupo.