Si tu empresa necesita hacer teletrabajo durante un tiempo, estas cinco herramientas para trabajar desde casa te ayudarán a desarrollar el trabajo con total normalidad.
En la actualidad muchas empresas se han visto obligadas a trabajar desde casa debido a la situación que está viviendo el mundo por la pandemia del coronavirus COVID-19. Afortunadamente, nos encontramos en una época en la que existe una gran variedad de herramientas telemáticas para poder trabajar en remoto sin problemas.
Herramientas para trabajar desde casa
Tanto grandes como pequeñas empresas tienen a su alcance herramientas para trabajar desde casa gracias a internet. A continuación, os recomendamos algunos servicios que harán tanto a empleados como a directores de empresa la vida más fácil.
CENTRALITA VIRTUAL
Una centralita virtual es un sistema que permite realizar las llamadas telefónicas a través de internet utilizando la tecnología VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet). Se trata de un software donde podrás gestionar tus llamadas desde un ordenador, teléfono fijo o móvil desde cualquier lugar. Lo único que necesitarás es conexión a internet, por lo que podrás conectar todas tus oficinas a través de una centralita virtual IP, incluso si están ubicadas en diferentes países.
Una de las funcionalidades que podemos destacar de
la Centralita Virtual es la posibilidad de
realizar conferencia de llamadas, por lo que podrás hablar con varias personas a la vez sin importar
dónde se encuentren.
SISTEMA DE REGISTRO HORARIO PARA TRABAJADORES
Recuerda que incluso trabajando desde casa, los empleados deben registrar su jornada laboral. Con el software para el Registro Horario, los trabajadores podrán registrar su horario a través del teléfono, por lo que no importa donde estén ubicados.
Este software permite a las empresas
llevar un registro digital del horario de sus empleados, además
de cumplir
con la nueva Ley que obliga al registro de la jornada de
los trabajadores por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social
(ITSS).
En el reporte de
horas tendremos disponible el listado de los empleados, con su extensión, ID o
PIN, nombre, fecha y hora de entrada o salida. Una funcionalidad muy útil es la
posibilidad de descargar este listado en formato Excel para poder almacenarlo.
APPS PARA REALIZAR VIDEOCONFERENCIAS
Tal y como hemos señalado antes, con una centralita virtual se pueden realizar llamadas en conferencia para hablar con los compañeros estén donde estén, por lo que es una de las mejores herramientas para trabajar desde casa.
Por otro lado, si eres cliente de 3CX, podrás utilizar su tecnología de videoconferencia. Es muy fácil de usar y no es necesario descargar e instalar ningún software o complemento adicional en tu ordenador. En caso de querer usarlo desde un smartphone, se deberá descargar la aplicación 3CX WebMeeting. Con la opción 3CX Video Conference puedes crear, programar, administrar y unirte a llamadas de conferencia ad-hoc.
TRELLO
Trello te ayudará a organizar y planificar tus proyectos. Esta herramienta para trabajar en remoto utiliza notas como ayuda visual para organizar proyectos específicos y tareas en las que trabajan los demás compañeros. La facilidad de su uso la ha convertido en una de las herramientas preferidas entre los empresarios.
Se basa prácticamente en la creación de tableros. Es como crear un calendario de tareas, se pueden asignar a varias personas y clasificar por colores para saber si está en progreso, sin empezar o acabada.
SLACK
Se trata de una de las mejores herramientas para trabajar desde casa de mensajería instantánea para así evitar el uso del correo electrónico y no saturar los emails. Se pueden añadir a los distintos miembros de tu equipo y colaboradores. Podrás mandar mensajes a todos e iniciar conversaciones tanto privadas como con varias personas.
Además, si en tu organización se
trabaja con herramientas como Google Drive, podrás añadir archivos directamente
a la plataforma, editar notas y documentos en Google Docs. Esta aplicación ofrece
versión de pago, pero la versión gratuita es muy completa.
Recomendaciones para trabajar en remoto
Si eres nuevo en el mundo del teletrabajo, ¡no te preocupes!. Hemos recopilado una serie de consejos para que tu rutina en casa sea productiva y puedas organizarte de la mejor forma posible.
No trabajes en pijama
Por muy
tentadora que sea la idea, es totalmente contraproducente. Para ponerse
el chip de teletrabajar, nada mejor que levantarse, darse una
ducha, ponerse ropa limpia, desayunar y empezar a trabajar. Seguir el mismo
comportamiento matutino que cuando se va a la oficina ayuda a ponerse en marcha
y comenzar el día con buen humor.
Habilita un espacio para trabajar
Si dispones de
una habitación desde la que trabajar, aprovéchala. Si tienes que montar
tu área de trabajo en la mesa del comedor o de la cocina, procura
orientarla para tener buena luz, espacio para las cosas que necesites tener a
mano y tener el máximo de comodidad. Recógelo todo cuando acabes tu jornada
laboral.
Ponte un horario y habla con los demás
Márcate las horas
en las que vas a trabajar, intenta en la medida de lo posible que sea el mismo
horario que tienes siempre. Planifica las tareas que tienes previsto hacer ese
día antes de empezar. Si puedes, adáptate a las horas en las que tienes
mayor productividad: cada persona conoce su propio ritmo. Si tu empresa ha
establecido un mismo horario para todos, trata de aprovechar al máximo que todo
el equipo esté conectado a la vez. Utiliza las herramientas informáticas o el
teléfono para hablar con tus compañeros de trabajo. La compañía virtual es
importante. Y, cuando acabes, cierra el ordenador y desconecta.
Céntrate y evita distracciones
Intenta no
consultar la prensa y las redes sociales mientras trabajas. Márcate periodos de
productividad de 50 minutos, por ejemplo, en lo que te centres solo en el
trabajo. Evita distracciones y rendirás mucho mejor. Intenta pensar que estás
en la oficina: la lavadora u otras tareas domésticas pueden esperar a que
acabes de trabajar.
Levántate y estírate
Oblígate a
hacer descansos cortos cada hora y oblígate a levantarte y estirar las
piernas, aunque sea para ir a por un vaso de agua. Cada par de horas haz
descansos un poco más largos, de diez o quince minutos, y aprovecha para hacer
algún estiramiento. Tu cuerpo te lo agradecerá.
Cuídate y come bien
Aunque no
puedas salir de casa, haz ejercicio en algún momento del día. Si no
sabes cómo, busca algún vídeo de lo que más te guste (fitness, musculación,
yoga, pilates…) y sigue los consejos de los cientos de entrenadores personales
que ofrecen ayuda online. Vigila lo que comes: tener la nevera cerca es uno de
los máximos peligros cuando se trabaja desde casa. Planifica un menú
semanal equilibrado y snacks saludables para los descansos a media
mañana y a media tarde. No te olvides de mantenerte hidratado: si en la oficina
sueles tener una botella de agua, hazlo también en casa y bebe
regularmente.
¿Tienes algún consejo más para teletrabajar que añadir?
