Buzón de voz para empresas - Personaliza tu mensaje fuera de horario laboral

Un buzón de voz para empresas bien diseñado puede convertirse en tu mejor aliado para transmitir profesionalidad, cercanía y confianza incluso cuando tu equipo no está disponible. Personalizar tu mensaje de voz fuera del horario laboral no es un algo menor, es una oportunidad para seguir conectando con tus clientes.

Hoy en día es muy fácil encontrar una centralita que facilite esta tarea. Sin ir más lejos, la centralita de Megacall permite la configuración del buzón de voz adaptado a tus horarios y a la imagen de la empresa. De este modo, cada llamada fuera de horario se convierte en una oportunidad para dejar una buena impresión y no se quede simplemente en una llamada perdida.

Elementos claves de un mensaje de voz profesional en la centralita.

Un mensaje de voz en el buzón es en ocasiones el primer contacto real que puede tener el cliente con la empresa. Por eso, no debería de sonar improvisado ni poco profesional. Un mensaje de voz debe transmitir confianza desde el primer segundo, por ello consideramos los siguientes elementos claves para un buzón de voz:

• Claridad en el mensaje. El mensaje debe indicar quién eres, a qué empresa se dirige la llamada (presentación), por qué no estás disponible en ese momento. Evita rodeos y frases demasiado largas, es mejor un mensaje breve y directo.
• El tono del mensaje. No es lo mismo una empresa tecnológica que un despacho de abogados o una peluquería. El mensaje debe de reflejar la personalidad de tu marca; un tono más formal o más dinámico según corresponda -y también según gustos- 
• Acción en el mensaje. El momento más importante del mensaje de buzón de voz es ofrecer una acción concreta al cliente, bien sea dejar un mensaje, enviar un correo, llamar en otro horario. También puede sugerir al cliente los siguientes pasos y métodos de contacto alternativo.

Con la centralita adecuada, como la de Megacall, puedes configurar el buzón de voz para hacer que tu mensaje sea profesional, coherente con tu marca y útil para el cliente.

Personalizar saludos de buzón de voz en la centralita

Personalizar mensajes de voz es una forma muy sencilla y eficaz para reforzar la imagen de la empresa. La clave está en adaptar el saludo al momento en el que se produce la llamada; no es lo mismo un mensaje fuera de horario laboral, que un aviso por festivo o ausencia. 

Además, personalizar el saludo permite incluir información de utilidad como horarios, vías de contacto alternativas o plazos aproximados de respuesta, lo que puede reducir la frustración del cliente y mejorar la percepción de la empresa. A continuación se reflejan algunos ejemplos para mensajes de voz en diferentes situaciones:

Ejemplo fuera del horario laboral.

“Hola, has llamado a Megacall. En este momento estamos fuera de nuestro horario de atención, pero tu mensaje es importante para nosotros. Déjanos tu mensaje y te devolveremos la llamada a la mayor brevedad posible.

Ejemplo por festivo.

“Gracias por llamar a Megacall. Hoy nuestras oficinas están cerradas por festivo. Puedes dejar tu mensaje y te contactaremos el siguiente día laborable.”

Ejemplo por línea ocupada.

“En este momento todos nuestros agentes están atendiendo otras llamadas. Si lo deseas, deja tu mensaje y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible.”

Ejemplo con información adicional.

“Has contactado con Megacall. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 9.00 a 18.00. Déjanos tu mensaje y te atenderemos en breve.”

En definitiva, un mensaje bien pensado hace que cada llamada, incluso fuera de horario laboral o en momentos de alta demanda, se convierta en una experiencia positiva para el cliente.

Cómo crear un buzón de voz fuera de horario laboral o días festivos

Gestionar correctamente las llamadas fuera de horario laboral es una parte fundamental de la atención al cliente, y un buzón bien configurado hace que ninguna llamada quede en el olvido y que el cliente reciba siempre una respuesta clara. 

La centralita de Megacall, permite configurar los mensajes del buzón de voz de forma que el sistema identifica cuando la oficina está fuera de horario laboral y reproduce el saludo correspondiente. Si ya eres parte de la plataforma sigue leyendo, de lo contrario date de alta de forma rápida y sencilla eligiendo tu número virtual favorito y poniendo a prueba la centralita gratuita de Megacall.

Para poder crear un saludo en el buzón de voz dentro de una extensión, el primer paso es activar la opción de “buzón de voz” de la centralita. Para ello, nos dirigimos al apartado de “Mi centralita - Extensiones” de la plataforma. Dentro de la extensión que queremos establecer un buzón de voz, activamos la opción “Desvío y buzón de voz”. Esto significa que cuando una persona llame a esa extensión puede saltar el buzón de voz.

En el cuadrante del buzón de voz, vemos que podemos establecer una condición para el horario laboral. 'Siempre activo' para tenerlo siempre activado y 'No hay respuesta, no disponible' para cuando la línea está ocupada.

En este mismo panel, podemos establecer el buzón de voz fuera de horario, separando el horario laboral del horario no laboral. Aquí, subiremos el archivo de audio o texto del saludo que se escuchará al llamar.

Ahora bien, si lo que buscamos es que el buzón de voz suene en el menú IVR (menú de bienvenida) fuera de horario laboral, vamos al apartado “Llamadas entrantes y menú de voz” y configuramos el horario laboral, donde se aplicará que cuando llamen en horario no laboral suene el buzón de voz con el saludo que se puede indicar tanto en texto como en archivo de audio adecuado para el momento, por ejemplo “saludo para horario invierno”.

Buenas prácticas para saludos en buzón de voz.

Más allá del contenido del mensaje, existen buenas prácticas que ayudan a que ese primer contacto (en ocasiones) sea realmente efectivo y cercano.

• Es importante cuidar la grabación de voz, debe de ser un audio que sea claro, natural y agradable. No se trata de ser excesivamente formal pero sí transmitir seguridad y cercanía.
• También es conveniente revisar la duración del saludo. Un mensaje demasiado corto puede ser frío, mientras que uno largo puede hacer que el cliente pierda la paciencia. Lo ideal es encontrar un equilibrio entre ambas que dé la información necesaria sin hacer perder el tiempo al usuario. 
• Otra buena práctica es revisar periódicamente el buzón de voz y responder cuanto antes los mensajes recibidos. Un buen saludo puede perder su valor si su respuesta se retrasa días. 
• Por último, como recomendación renovar los saludos cuando se producen cambios importantes en la empresa; nuevos horarios, festivo, campañas, etc.

Aplicar buenas prácticas al buzón de voz, hace que sea una herramienta realmente útil, profesional y alineada con la imagen de la empresa, siempre con el proveedor adecuado como Megacall. Fácil de conseguir, con gran amplitud de números a elegir, con precios asequibles para cualquier tamaño de empresa y una centralita gratuita en donde encontrarás este servicio y mucho más.