10 funciones imprescindibles de una centralita en la nube para el negocio

Las empresas que se toman en serio su comunicación no pueden depender de sistemas telefónicos anticuados. Como ya sabemos, la era de las líneas fijas ha quedado atrás, y lo que realmente marca la diferencia hoy en día es la flexibilidad y la eficiencia que ofrece la telefonía en la nube. Imagina gestionar todas las llamadas de tu empresa desde cualquier lugar, sin complicaciones y con un sinfín de funciones avanzadas que mejoran la productividad. Eso es exactamente lo que ofrece una centralita en la nube, y aquí te contamos 10 funcionalidades imprescindibles de una centralita en la nube para tu negocio.

¿Qué es una centralita en la nube y cómo funciona?

Son en muchos websites donde podemos encontrar el significado de este concepto, pero una vez más resumimos de qué trata. Una centralita en la nube es un sistema telefónico alojado en servidores online en lugar de en una infraestructura física. Esto permite gestionar llamadas desde cualquier lugar con acceso a internet, ofreciendo a las empresas flexibilidad, escalabilidad y ahorro en costes. Además, su implementación es mucho más sencilla que la de una centralita tradicional, ya que no requiere de hardware específico y se adapta al crecimiento de la empresa sin complicaciones.

Funciona a través de la tecnología VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet), lo que significa que las llamadas viajan por la red en lugar de por las líneas telefónicas convencionales. Esto en gran parte es lo que hace reducir los gastos y lo que permite una mayor movilidad, ya que los empleados pueden recibir llamadas desde cualquier dispositivo con conexión a internet, sin importar si están en la oficina, en casa o de viaje.

Funciones de una centralita virtual en la nube que harán que tu negocio funcione.

Uno de los mayores beneficios de una centralita en la nube es su capacidad para gestionar números virtuales de cualquier país, permitiendo a las empresas operar sin fronteras. Al conectar estos números a la centralita, no sólo puedes recibir y realizar llamadas desde cualquier parte del mundo, sino que también accedes a herramientas avanzadas que mejoran la experiencia del cliente.

1. IVR (Respuesta de Voz Interactiva) El IVR guía a los clientes a través de un menú interactivo para que lleguen al departamento correcto sin perder tiempo. Puedes personalizarlo con mensajes de bienvenida y opciones específicas para cada departamento. Esto agiliza la comunicación y evita que los clientes tengan que repetir su problema a distintos agentes antes de obtener una respuesta.
2. Desvío y transferencia de llamadas: Nunca pierdas un cliente. Una centralita en la nube permite transferir llamadas a otras extensiones o desviar llamadas a otros números de teléfonos. Si un agente no está disponible, la llamada puede pasar al siguiente en la lista o a un buzón de voz personalizado. Esto garantiza que ninguna llamada quede sin atender, mejorando la experiencia del cliente.  El sistema de transferencia también facilita la colaboración dentro de la empresa, ya que un agente puede transferir la llamada a otro compañero con la información del cliente ya disponible.
3. Grabación de llamadas: Seguridad y control. Todas las llamadas pueden grabarse y almacenarse en la nube, algo clave para mejorar la atención al cliente, formar a empleados o cumplir con regulaciones legales. Accede al historial de llamadas en cualquier momento y revisa interacciones importantes. Además, la grabación de llamadas es una herramienta clave para el análisis de desempeño del equipo. Permite identificar áreas de mejora, detectar problemas recurrentes y capacitar a los empleados con ejemplos reales. Todo esto se traduce en una atención al cliente más profesional.
4. Integración con CRM y otras herramientas. Uno de los mayores beneficios de una centralita en la nube es su capacidad de integrarse con CRM u otras herramientas de gestión como ERP. Esto permite que cada vez que un cliente llama, los agentes vean su historial, notas y detalles sin necesidad de buscar en diferentes plataformas. La integración con CRM optimiza la gestión de clientes, permitiendo un trato más personalizado.
5. Análisis y estadísticas. ¿Quieres saber cuántas llamadas recibe tu empresa al día? ¿Cuánto tarda cada agente en responder? Con los informes detallados de la centralita en la nube, puedes analizar datos en tiempo real, medir el rendimiento de tu equipo y tomar decisiones informadas para mejorar el servicio. Esto te ayuda a identificar picos de llamadas y ajustar horarios de atención.
6. Gestión de colas de llamadas. Organiza tu flujo de trabajo. Evita que los clientes esperen demasiado en la línea organizando las llamadas en una cola. Esta función reduce la frustración de los clientes. Además, la gestión de colas permite priorizar llamadas según su urgencia, asignarlas a agentes específicos o distribuirlas de manera equitativa para evitar sobrecargas de trabajo.
7. Configuración de horarios. No siempre puedes atender llamadas en cualquier momento, pero con las reglas de enrutamiento, puedes definir horarios de atención, redirigir llamadas a distintos dispositivos según la hora del día y garantizar una experiencia más organizada para los clientes.
8. Buzón de voz. Si un cliente llama fuera del horario laboral o cuando todos los agentes están ocupados, el buzón de voz permite que deje un mensaje. Estos mensajes pueden enviarse automáticamente al correo electrónico o transcribirse para facilitar su gestión.
9. Reconocimiento de voz. El reconocimiento de voz transforma las conversaciones telefónicas en texto, permitiendo una gestión más ágil de la información. Esta función es especialmente útil para equipos de atención al cliente, ya que permite buscar y recuperar detalles clave sin necesidad de escuchar grabaciones completas, como por ejemplo la repetición de patrones en una conversación, saber si se esta cumpliendo con la normativa de la empresa, saber si se está ofreciendo un buen servicio, etc. También podemos resolver posibles conflictos durante una conversación con el cliente.
10. Extensiones de la centralita virtual en la nube. Las extensiones permiten que los agentes se comuniquen de forma rápida y sencilla. Cada usuario tiene su propio número de extensión para recibir llamadas directas, o bien, se pueden asignar extensiones a distintos departamentos para dirigir automáticamente las llamadas al equipo adecuado.

¿En qué centralita en la nube podemos encontrar todas estas funciones?

Hoy en día, la mayoría de las centralitas en la nube ofrecen muchas de estas funciones, pero no todas incluyen el paquete completo sin costos adicionales o con una configuración realmente sencilla. Algunas plataformas ofrecen herramientas avanzadas, pero a precios elevados.

En este sentido, la centralita virtual de Megacall se posiciona como una de las mejores opciones, ya que combina un conjunto completo de todas estas funciones con precios competitivos y con un soporte que ayuda a la configuración de la centralita a necesidad del cliente.

Además, Megacall se adapta a las necesidades de cada negocio, permitiendo escalar según el crecimiento de la empresa. Su centralita basada en la nube garantiza una comunicación estable, segura y accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que facilita el trabajo remoto y la movilidad sin perder control sobre la telefonía corporativa.