IA para pymes y autónomos. La forma inteligente de no perder oportunidades.

Muchas veces lo que faltan no son clientes, sino tiempo; tiempo para atender el teléfono, tiempo para seguimiento, para devolver esa llamada que entró justo cuando estabas con otro cliente. Pero esto en la actualidad es algo que se puede cambiar, una pequeña empresa puede automatizar tareas y llamadas sin hacer grandes inversiones. Hablamos de algo muy práctico, sistemas capaces de atender llamadas, responder preguntas y filtrar clientes sin que tenga que intervenir una persona.

La IA no es solo para grandes empresas

La inteligencia artificial ha dejado de ser una herramienta solo para grandes empresas, ahora también es una palanca para pymes y autónomos que necesitan hacer más pero de una forma que puedan permitirse. ¿Cuántas oportunidades estás perdiendo cada semana por no tener la IA trabajando para tí?

Los problemas de una pyme muchas veces se centra en la atención al cliente:

• Llamadas que entran cuando se está ocupado.
• Clientes que llaman fuera de horario.
• Citas que no se confirman.
• Consultas repetitivas que consumen tiempo.

Por ello, la IA conectada a la telefonía encaja perfectamente en los negocios pequeños. Porque automatiza lo repetitivo y libera tiempo. Además para la implementación no se necesita grandes desarrollo. Hoy existen soluciones VoIP listas para usarse en cuestión de minutos. La inteligencia artificial bien aplicada es elegir no perder llamadas y no depender exclusivamente de tu disponibilidad física, y en las pymes es donde más rápido se puede notar el impacto de la IA.

¿Por qué la IA puede funcionar muy bien para pymes y autónomos? 

La IA en una pyme puede empezar a generar resultados en poco tiempo a comparación de una gran empresa, esa agilidad es una ventaja real.

La IA permite cubrir los huecos de un negocio pequeño como los mencionados en el apartado anterior; atiende llamadas cuando no hay disponibilidad, responde consultas fuera de horario, puede filtrar clientes potenciales y confirmar citas automáticamente. No se trata de reemplazar personas, se trata de no depender únicamente de tu disponibilidad. Un agente de voz impulsado por IA no se pone malo, no tiene horarios y estará disponible las 24 horas los 7 días de la semana.

¿Y por qué una pyme podría competir con una gran empresa?

Las grandes empresas cuentan con la ventajas de ofrecer atención permanente con equipos comerciales amplios y procesos automatizados. Pero una pyme también puede lograrlo, a través de los agentes de voz con IA que pueden dar una atención completa y respuesta inmediata.

Qué puede hacer la IA por una pyme y autónomos

Cuando un autónomo o una PYME piensa en implementar inteligencia artificial, surgen dudas como qué es lo que puede hacer realmente la IA para el negocio. 

Son varias cosas las que se pueden destacar sobre la IA integrada en la telefonía para una pyme. Desde analíticas de conversaciones, transcripciones de llamadas hasta los agentes virtuales. Un sistema telefónico PBX ofrece todo esto a los usuarios que se unen a la telefonía VoIP. 

El agente de voz IA de Megacall está diseñado para cubrir los puntos ciegos que generan pérdidas silenciosas para las pymes. Puede atender llamadas fuera del horario laboral, cuando el negocio está cerrado o cuando el equipo está saturado. No se limita a recoger un mensaje, puede mantener una conversación estructurada con la base de conocimiento adecuada. Entiende el motivo de la llamada, responde preguntas frecuentes.

Atender llamadas fuera del horario laboral

Uno de los mayores puntos a reforzar es la disponibilidad. El negocio tiene un horario, pero los clientes no, y las pymes tienen que encontrar la forma de cubrir estos tiempos. A través de la centralita de Megacall, se puede establecer en una extensión (agente IA) los horarios para que la IA pueda atender llamadas tanto fuera de horario como en festivos. Esto hace que el negocio esté operativo las 24 horas y para una pequeña empresa y autónomos esto significa dejar de perder clientes simplemente por no poder atender el teléfono en ese momento.

Reducir interrupciones en el equipo

El agente virtual puede identificar el motivo de la llamada, detectar si se trata de una urgencia, un cliente nuevo o una consulta básica y actuar según corresponda. Si la situación lo requiere, transfiere la llamada a la persona adecuada. Si no, resuelve directamente la consulta sin interrumpir al equipo. 

Desde el panel de Studio IA de la centralita de Megacall, se puede definir una ruta de transferencia del agente IA según los escenarios, por ejemplo; transferencia a la persona, a otro agente o al escenario.

En la práctica, esto para las pymes supone reducir interrupciones constantes ya que las llamadas que llegan al equipo humano ya están filtradas.

Expandirse a otros mercados

Muchas pymes y autónomos tienen el potencial para trabajar con clientes internacionales, pero a veces puede existir la barrera del idioma. Siempre es bueno contar con personal que tenga idiomas pero también puede ser difícil de conseguir y costoso. 

Es por ello que soluciones de IA como los agentes virtuales son ideales para cubrir estos puntos, ya que con ellos se puede atender llamadas en distintos idiomas. Puede mantener conversaciones fluidas y explicar servicios con la información que se le indica al agente IA.

Para negocios turísticos esto es imprescindible para poder dar un servicio completo a extranjeros, además para una pyme supone crecer más allá de su mercado local sin los costes tradicionales de expansión.

Atender múltiples llamadas simultáneamente

A veces las empresas, aceptan que solo se puede atender a una llamada a la vez, y esto es asi cuando hablamos de operadores. Pero si hablamos de IA, los agentes de voz impulsados por inteligencia artificial pueden atender más de una llamada a la vez. Para una pyme esto supone que temporadas de campañas o promociones dejen de ser un riesgo ya que el negocio puede absorber el aumento de llamadas.

También mejora la experiencia del cliente ya que la inmediatez transmite profesionalidad y cuando una persona llama y es atendido al instante es algo que se valora mucho.

Un agente IA puede gestionar varias conversaciones de forma simultánea. Eso elimina tonos de ocupado, tiempos de espera y clientes que cuelgan por frustración. En momentos de alta demanda -campañas, temporadas altas o picos puntuales- esta funcionalidad es de lo más útil para gestionar llamadas.

Para el caso de Megacall, los ajustes del agente IA permite establecer un número de cantidad de llamadas simultáneas, cantidad de llamadas al día y hasta la duración máxima de cada conversación. 

Dar servicios alineados con los valores del negocio

La utilidad de la IA siempre dependerá de la calidad de la información que se maneja. Por eso, es fundamental trabajar sobre una base de conocimiento adaptada al negocio, como por ejemplo: página web, políticas, documentos de interés, etc.

El agente IA se configura con servicios reales, procesos, horarios, condiciones y preguntas frecuentes definidos por la empresa. Esto permite a una pyme y autónomos a que su agente de voz ofrezca respuestas coherentes y alineadas con el negocio. En lugar de dar información genérica, puede explicar como funciona un servicio o qué documentación se necesita o incluso cuáles son los pasos para contratar un servicio.

Desde la centralita de Megacall, es muy fácil subir esta información, sólo hay que subirlo en el apartado de Base de conocimientos ya sea por enlace, documento o también por texto.

Convertir conversaciones en información útil

Un agente de voz con IA puede registrar automáticamente cada conversación: quién llamó, cuándo lo hizo, cuál era el motivo, etc. Para una pyme esto significa en primer lugar continuidad, ya que si un cliente vuelve a llamar ya se tiene un contexto real. Por otro lado, permite un seguimiento del cliente donde se podrá ver las transcripciones de la llamada y esa información convertirla en oportunidades. Para una pequeña empresa esto le es una forma de personalizar la gestión de las llamadas sin tener que improvisar y empezar a construir una base de datos real.

Para poder ver transcripciones de conversaciones y duración de llamadas del agente IA de Megacall, basta con ir al apartado Historial de llamadas del panel de IA.

Otras herramientas impulsadas por IA para pymes y autónomos

Además de los agentes IA -la nueva incorporación de Megacall- en una centralita PBX podemos encontrar otras herramientas impulsadas por IA igualmente útiles que pueden ayudar a una pyme a crecer como negocio. 

En Megacall por ejemplo, podemos destacar las funcionalidades de analíticas de llamadas y transcripciones de llamadas.

Analíticas de llamadas y transcripciones de llamadas

Para autónomos y pymes -y cualquier tipo de empresa- la opción de tener al alcance de la mano las métricas de una llamada hace que puedan ajustar horarios, mejorar recursos e incluso detectar oportunidades de mejora. 

Por ejemplo, desde la centralita de Megacall se puede acceder al diccionario que filtrando por palabras o frases, puedes saber qué es lo que mejor se está vendiendo, que es lo que está fallando, quienes no están ofreciendo un buen servicio, si algún agente se salta las políticas de empresa, etc. 

Todo esto es posible gracias a las transcripciones de llamadas y reconocimiento de voz que funcionan mediante inteligencia artificial avanzada capaz de adaptarse a las diferentes entonaciones de la conversación para asegurar una transcripción de llamada precisa.

Cómo empezar a usar la IA para pymes y autónomos

Implementar inteligencia artificial en un negocio no implica transformar toda la empresa, en realidad la mejor forma es cuando se va introduciendo poco a poco. Por ejemplo empezar con la telefonía; el teléfono, las consultas o la gestión de citas son tareas necesarias, pero no deberían de ocupar el tiempo principal del profesional.

Aquí es donde un sistema como el de Megacall encaja bien, la clave está en entender que la IA se implementa para una mejora continua del negocio, donde crece la IA crece el negocio.

Para empezar a usar la IA en una empresa; es necesario buscar un proveedor que mejor se adapte para pymes, ya que hoy en día podemos encontrar gran variedad de centralitas virtuales pero muchas no son la mejor opción para nuevas empresas, pymes o autónomos. 

En cambio, con la centralita de Megacall solo hace falta 5 pasos muy sencillos:

1. Crea tu cuenta en Megacall.
2. Elige un número virtual de entre los números de más de 100 países disponibles.
3. Activa tu centralita PBX. Aquí ya podrás tener acceso a todas las funcionalidades de la centralita virtual de Megacall.
4. Crea tu agente IA desde la misma centralita.

Megacall también tiene diferentes planes que se adaptan a cada empresa. En el caso de las pymes está bien empezar por el plan estándar que es el más popular entre pequeñas empresas, ya que solo pagas por el número y ofrece 100 minutos gratis en 5 países para 5 usuarios. Para el uso del agente IA el coste es por consumo que va desde los 0.07€/min, una de las opciones más baratas del mercado.