Cuando hablamos de instalar un sistema VoIP normalmente lo primero en lo que pensamos es en su uso para una empresa, pero lo cierto es que también se pueden implementar en instituciones o fundaciones.
En este sentido, tiene un gran valor para todas las instituciones que prestan un servicio social, pues un sistema de comunicaciones en la nube les permite una gran flexibilidad y ahorro de costes, algo esencial en este tipo de organizaciones.
Aquí te damos 6 razones por las cuales implementar un sistema VoIP en instituciones.
1. Más funcionalidades
La telefonía VoIP ofrece muchas más funcionalidades que la telefonía tradicional. Gracias a su alojamiento en la nube, se pueden integrar diversas características que mejoran la atención al usuario y hacen el trabajo del agente mucho más fácil.
Algunas de sus funcionalidades son la posibilidad de desviar las llamadas del fijo al móvil, grabar las llamadas, mandar los mensajes a un buzón de voz, mantener las llamadas en espera, contar con un contestador automático, integración con CRM, etc.
Otras de sus interesantes características son las opciones de encriptación de voz, Barge In (podrás escuchar llamadas en directo para hablarle a tus compañeros), Respuesta de Voz Interactiva (permite al usuario seleccionar la opción que desee a través de las teclas cuando llama), y la posibilidad de mostrar números de teléfono nacionales o internacionales.
2. Mejora la atención al usuario
Las llamadas no solo se realizan con un fin comercial, sino que también pueden ser operacionales o como en el caso de fundaciones con la intención de ayudar a personas en determinadas situaciones.
Con la adquisición de un sistema VoIP, la calidad en la atención al usuario mejora considerablemente. Con la telefonía IP evitaremos que el usuario tenga que esperar a ser atendido, pudiendo configurar una IVR o locución. Esta tecnología se encuentra en constante evolución, permitiendo así realizar una atención mucho más rápida y personalizada.
3. Ahorro de costes
Se trata de uno de los beneficios más importantes que permiten a las instituciones crecer. Un sistema de telefonía VoIP o telefonía IP permite ahorrar un 40% en llamadas locales y un 30% en la factura del teléfono en general, así como llega hasta un 90% de ahorro para realizar llamadas internacionales.
Los minutos de las llamadas virtuales tienen un menor coste que la telefonía analógica, ya que no necesitan de una centralita física o robustos sistemas informáticos que requieran un mantenimiento especial.
4. Fácil y rápida instalación
Dentro de los principales beneficios que tiene VoIP, destacamos la fácil instalación. En el mismo día puedes tener tu sistema telefónico montado siempre y cuando cuentes con los teléfonos IP necesarios, o si vas usar un softphone en el ordenador o en tu móvil podrás usarlo en el mismo día.
Todo el sistema utiliza el cableado de red ya existente, permitiendo un rápido despliegue.
5. Libertad en elección de equipos
La mayoría de sistemas de VoIP no obligan a utilizar teléfonos ni aparatos de un fabricante concreto, teniendo así una gama mucho más amplia de opciones. Además, existen aplicaciones para los teléfonos móviles mediante la cual puedes realizar tus llamadas o a través de tu navegador web en un ordenador, tablet o portátil.
6. Flexibilidad y movilidad
Si hay algo en lo que destaca la telefonía VoIP es en su flexibilidad para adaptarse a todo tipo de organizaciones, ya que puedes tener tantas extensiones como necesites, desvíos de llamadas a cualquier lugar del mundo y la posibilidad de usar y/o mostrar el teléfono de la institución desde cualquier lugar.
Por otro lado, proporciona movilidad y cambios de ubicaciones, por lo que el agente puede estar en la sede de la institución o en casa, ya que siempre que cuente con una conexión a internet puede atender las llamadas.
El caso de Samaritans in Spain con la telefonía VoIP
Tal y como venimos hablando en este post, la telefonía IP no solo es adecuada para empresas sino también para organismos que se dedican a obras sociales, culturales o humanitarias sin ánimo de lucro.
Este es el caso de Samaritans in Spain, una organización nacida en 2005 y operada por un grupo de voluntarios dedicados a atender a todas aquellas personas que necesiten apoyo. Están disponibles por teléfono o email para hablar con cualquier angloparlante de toda España, de cualquier edad, que esté experimentando problemas emocionales de cualquier tipo.
En esta organización el servicio de telefonía brindado por Megacall es “absolutamente imprescindible ya que es el principal medio de comunicación para quienes necesitan nuestro apoyo. Aquellos que no puedan llamar o prefieran escribir pueden enviarnos un correo electrónico a pat@samaritansinspain.com. El servicio es gratuito”
Sobre el sistema telefónico que usan en Samaritans in Spain destacan que “es vital contar con un sistema de gestión eficiente para desviar las llamadas a nuestros voluntarios que están disponibles para contestar los teléfonos de 10 a.m. a 10 p.m. todos los días del año, incluidos los días festivos. El cambio de turno debe ser fluido y a tiempo”. Además, señalan la importancia de que “los oyentes y las personas que llaman deben escuchar con claridad”.
Por otro lado, destacan que su experiencia con el soporte técnico de Megacall “se maneja con rapidez y cercanía y siempre que el responsable del servicio reporta una incidencia encuentran una solución”.
Instituciones como Samaritans tienen como misión principal dar apoyo a los demás y las llamadas son una de sus vías de contacto, por lo que la calidad de las llamadas y un soporte técnico eficaz son su principal motivación para usar un sistema VoIP como el que ofrece Megacall.
