¿Cómo instalar una sala de videoconferencias?

En este post vamos a desgranar los pasos y materiales necesarios para saber cómo instalar una sala de videoconferencias. Antes de nada vamos a ver su definición: una videoconferencia o videollamada es una comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo, que permite mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí.

Actualmente es extraño encontrarse con empresas que no tengan una sala de reuniones en sus oficinas. Este tipo de espacios son muy útiles para realizar reuniones con los empleados o clientes, ya sea de forma física o virtual, así como para llevar a cabo conferencias de llamadas o videoconferencias.

En estos momentos nos encontramos a muchas empresas trabajando desde casa, es por ello por lo que una sala de videoconferencias puede ser muy útil para realizar reuniones a distancia. Además, con un poco de equipamiento y el software necesario podrás instalar una sala de videoconferencias en casa.

Veamos qué se necesita para montar una sala de videoconferencias.

Materiales para montar una sala de videoconferencias

Para instalar una sala de videoconferencias no tenemos porqué necesitar un presupuesto elevado, ya que los materiales que vamos a señalar a continuación se pueden encontrar en una gran variedad de precios.

Sistemas y plataformas de videoconferencia para empresas. Existen diversos tipos de software en el mercado para realizar videoconferencias, en este caso destacamos la aplicación de 3CX para realizar videoconferencias. Es muy fácil de usar y no es necesario descargar e instalar ningún software o complemento adicional en su ordenador. En caso de querer usarlo desde un smartphone, se deberá descargar la aplicación 3CX WebMeeting. Con la opción 3CX Video Conference puedes crear, programar, administrar y unirte a llamadas de conferencia ad-hoc.

En el caso de que no necesitemos vídeo podemos optar por otras opciones más rápidas como la conferencia de llamadas, las cuales podemos realizarlas con un sistema de telefonía VoIP.

Televisión o monitor conectado a internet. Necesitaremos una pantalla donde podamos conectarnos a internet para acceder al software de videoconferencias y por supuesto, para ver a las demás personas que estarán en la reunión.

Una buena conexión de red. Debemos tener en cuenta que vamos a usar audio y vídeo, por lo que tener una conexión a internet potente será esencial para no sufrir cortes en la videollamada.

Puertos de audio y vídeo para conectar la webcam y los micrófonos en el caso de que el monitor o TV no los tenga incorporado.

Un teclado y ratón, preferiblemente inalámbricos.

Una webcam USB externa. Este tipo de gadget nos da una gran flexibilidad, ya que podemos usarla en el monitor que mejor nos convenga en ese momento.

Micrófonos y auriculares. Pueden ser USB o inalámbricos para una mayor comodidad y flexibilidad. En el caso de que el monitor o TV no los tenga incorporados será algo imprescindible para realizar la videoconferencia.

¿Qué tener en cuenta para instalar una sala de videoconferencias?

Además del material audiovisual necesario para instalar una sala de videoconferencias, también tendremos que tener en cuenta los siguientes aspectos:

El ruido

Es importante establecer la sala de videoconferencias alejada de ruidos externos, como pueden ser zonas cercanas a la calle, ventanas, ascensores o lugares de mucho paso. Si se escucha mucho ruido mientras realizamos la reunión se pueden producir momentos incómodos, y puede resultar poco adecuado de cara a nuestra imagen empresarial.

La acústica

Para que la calidad del oyente sea óptima, y siempre que esté dentro de nuestras posibilidades, se recomienda adecuar la sala (suelo, techos y paredes) para evitar resonancias y distorsiones, por lo que materiales absorbentes de sonidos serán nuestros aliados.

La distribución de los asientos

Dependiendo de la distribución de la sala y su función, tendremos que tener en cuenta dónde colocamos los asientos y el resto del mobiliario. Lo adecuado es que desde cualquier parte de la habitación podamos ver la pantalla, siempre tiene que estar en un lugar central y visible.

La iluminación

Si hemos hecho todo lo anterior y no tenemos una buena iluminación de nada nos servirá, ya que nuestra imagen no se verá nítida y proyectaremos poca profesionalidad. Hay que tener en cuenta la luz de la sala de videoconferencias para que a través de la webcam se nos vea lo mejor posible. Debemos instalar luces neutras y que no sean demasiado brillantes, así como una iluminación más o menos homogénea en toda la habitación.

Las reuniones son algo primordial en el día a día de una compañía, y cada vez se realizan más reuniones virtuales debido a la internacionalización de los negocios, por lo que estar preparados para hablar con nuestros clientes a través de videoconferencia nos facilitará el trabajo para ganarnos su fidelidad estén donde estén. ¿Tienes alguna otra recomendación para instalar una sala de videoconferencias?