Al configurar un centro de llamadas o call center es muy importante tener en cuenta estos 5 factores. El tiempo invertido al principio garantizará que su campaña se desarrolle sin problemas y evitará sorpresas innecesarias.
A continuación, te enseño las 5 cosas principales a considerar al configurar un call center.
1) Ten una idea clara de tu proyecto
Siempre es mejor planificar una idea clara de tu proyecto desde el principio, de esta forma evitas distracciones y siempre conoces cada paso del proceso que tendrás que realizar. Le permitirá poner en marcha su proyecto con bastante rapidez y también permitirá que se realicen pequeños ajustes en el futuro en caso de que el proceso establecido no funcione de manera fluida y adecuada.
2) Hágalo lo más simple posible para sus agentes
Es un hecho comprobado que cuanto más fácil es navegar por una interfaz de usuario para un agente, más productivos son con sus llamadas. El tiempo dedicado a buscar campos para completar y escribir datos manualmente puede dar lugar a malentendidos, errores ortográficos, etc.
Al recopilar datos, siempre se recomienda hacer uso de campos desplegables donde se muestran valores predefinidos, de esta manera el agente simplemente selecciona la respuesta más adecuada. Esto también ayuda al crear informes/filtros cuando exporta sus datos, ya que de esta manera puede filtrar en función de un valor específico y sin la necesidad de filtrar por diferentes variaciones.
3) Decida cuidadosamente cómo mostrar sus resultados y asegúrese de que sus agentes los utilicen correctamente
No hay nada mejor que tener una campaña fácil de entender donde se pueda ver de un vistazo la cantidad de leads que quedan por llamar (leads abiertos), los que se asignan a los agentes para callbacks (seguimientos) y finalmente los que tienen un resultado final (éxito/rechazo).
Crear disposiciones para cotejar su información en diferentes exportaciones como «Éxito» y «Rechazado» le permitirá crear exportaciones diarias basadas en una plantilla, lo que le permitirá simplemente descargar el archivo CSV/Excel y enviarlo a su cliente, ahorrando tiempo y cálculos complejos.
4) Filtra tus clientes potenciales
Filtrar clientes potenciales específicamente desde su público objetivo puede ser de gran ayuda al ejecutar campañas. En Megadialer es posible filtrar sus datos importados, por lo que podría orientar el seguro del hogar a un rango de edad en particular, o revistas a un género en particular, lo que significa que obtendrá mejores tasas de conversión de sus productos/servicios.
Del mismo modo, filtrar sus clientes potenciales en las diferentes disposiciones puede ayudar a limpiar su base de datos mientras está llamando, ya que no tiene sentido volver a llamar a alguien que no ha expresado ningún interés en su producto/servicio. Además, los números que no existen se pueden filtrar después de «x» intentos de llamadas fallidas para así evitar que termine con una base de datos de clientes potenciales sin valor.
5) Establezca limitaciones de llamadas en su(s) campaña(s)
Un factor importante que a menudo se pasa por alto es establecer limitaciones de llamadas en las campañas. No hay nada peor que tener una campaña fuera de control que está llamando a los clientes de manera infinita. Probablemente si alguien no ha respondido a su llamada después de 4-5 intentos es señal de que no están interesados. Insistir en llamar a los clientes puede llevar a que los números se incluyan en la lista negra y/o que se informen a las autoridades.
Esperamos que estos 5 puntos hayan aclarados tus ideas si vas a montar un call center. Si tienes dudas y quieres probar un sofware para call center te recomendamos que visites la página de Megadialer
Autor: Roberto García. Experto en software para call center y Megadialer.
