En este post te damos toda la información que necesitas saber sobre cómo funciona una centralita virtual telefónica. Si buscas digitalizar las comunicaciones de tu empresa o bien quieres mejorar las telecomunicaciones que ya usas, te interesará saber que ofrece una centralita virtual a una empresa ya que es en la actualidad la opción más rentable en comunicación con el cliente para un negocio.
¿Qué es y cómo funciona una centralita virtual telefónica?
Una centralita virtual es un sistema que permite realizar llamadas telefónicas a través de internet utilizando la tecnología VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet), así de fácil es como funciona una centralita virtual telefónica. Se trata de un software donde podrás gestionar tus llamadas desde cualquier dispositivo, ya sea ordenador, teléfono móvil o tablet. Lo único que se necesita es conexión a internet para poder conectar todas tus oficinas a través de una centralita virtual IP, incluso ubicadas en diferentes países. Esta tecnología no requiere invertir en equipos ni mantenimiento y además ofrece la posibilidad a tu negocio de expandirse en cualquier lugar.
La centralita virtual analiza las llamadas en base a unos criterios establecidos previamente, como puede ser la hora, el número, la opción que se ha pulsado en el menú, entre otros. Con estos datos, la centralita entrega la llamada a la extensión correspondiente para atender cada llamada en función de los criterios mencionados. Por otro lado, cada usuario podrá conectarse a su extensión desde cualquier lugar con acceso a internet, pudiendo recibir y emitir todas las llamadas en la centralita.
La sociedad actualmente está cada vez más actualizada y las tecnologías están en constante cambio, es por ello que una buena gestión de la comunicación es algo fundamental para las empresas hoy en día. Por todo ello, saber cómo funciona una centralita virtual telefónica te ayudará a elegir el mejor sistema de telecomunicaciones para tu empresa.
Ventajas de una centralita virtual telefónica
La centralita virtual es una herramienta de lo más útil para muchas empresas. Al reemplazar las tradicionales y costosas centralitas físicas, la centralita virtual ofrece numerosas ventajas que no solo optimizan las actividades de la empresa, sino que también proporciona beneficios económicos y funcionales.
- Mejor servicio al cliente. La centralita virtual ofrece una mejor atención al cliente en comparación con otros sistemas debido a su capacidad para gestionar y dirigir las llamadas de manera eficiente y fluida, reduciendo tiempos de espera para el cliente.
- Ahorro en costes y escalabilidad. Para una centralita virtual no se necesita invertir en instalaciones físicas ni mantenimiento. Además, las tarifas de las llamadas es muy inferior al de la telefonía tradicional, especialmente para llamadas internacionales ya que se utiliza la tecnología VoIP, que aprovecha las conexiones de internet. En cuanto a la escalabilidad nos referimos al número de extensiones que puede tener una centralita virtual telefónica. La centralita se ajusta fácilmente a los cambios de una empresa, por lo que es posible seguir añadiendo nuevas líneas y extensiones a medida que la empresa va creciendo sin importar la ubicación.
- Flexibilidad y movilidad. Los agentes pueden atender y realizar llamadas desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, lo que facilita también la atención al cliente sin importar la ubicación. Una gran ventaja para equipos que trabajan de forma remota.
- Integración con otros sistemas. Es posible la integración de la centralita virtual con otros software de gestión como son sistemas CRM y ERP, donde no solo se mejoraría la experiencia del cliente, sino que también facilita la colaboración interna y el seguimiento de datos.
- Facilidad de uso y gestión. Las centralitas virtuales telefónicas, cuentan con interfaz intuitiva y fácil de usar, permitiendo una navegación y gestión sencilla y centralizada de todas las comunicaciones de la empresa.
- Mejora la productividad. Al centralizar las comunicaciones, las centralitas virtuales facilitan la colaboración entre equipos, la coordinación de las tareas, y reduce tiempo de actividad lo que resulta un aumento significativo de la productividad.
¿Cómo contratar una centralita virtual telefónica?
Contratar una centralita virtual telefónica es muy fácil y puedes tenerla desde hoy mismo. Con Megacall podrías conseguir el alta de inmediato, sin compromisos y con el asesoramiento de nuestros profesionales.
Además, puedes registrarte y probar la centralita virtual de forma gratuita para ver cómo funciona y si te gusta, ofrecemos distintos planes que se pueden adaptar a tus necesidades. Desde plan Standard con opción de 5 usuarios en la centralita, hasta el plan Enterprise por 70 euros al mes a 50 usuarios, todos los planes incluyen CRM gratuito. Consulta todo lo que incluyen nuestros planes aquí
Con las diferentes modalidades de pago, se te podrá aplicar un descuento dependiendo si el plan que contratas es de forma anual o mensual. Si quieres un pack personalizado y más extensiones, nuestro equipo te ayudará a conseguir lo que buscas. Además los planes incluyen softphone tanto para app de escritorio como para dispositivos móviles.
¿Qué encontrarás en la plataforma de la centralita virtual de Megacall?
Dentro del área de la centralita virtual encontraremos cinco apartados: extensiones, llamadas entrantes y menú de voz, llamadas salientes, líneas externas y estadísticas y gráficos.
- Extensiones de la centralita virtual.
Con las extensiones, los usuarios podrán comunicarse de manera rápida y fácil. Aquí, encontrarás las contraseñas de conexión para poder acceder a la app. Las extensiones pueden ser configuradas, donde cada empleado tiene su propio número de extensión para recibir llamadas o bien, se puede asignar extensiones a otros departamentos para dirigir las llamadas al equipo correspondiente. También, está la opción de grabaciones que los supervisores podrán usar para conocer si se está ofreciendo un buen servicio e identificar áreas de mejora. Con el reconocimiento de voz, las conversaciones telefónicas son transcritas automáticamente, lo que da más facilidad para buscar o recuperar información de manera rápida. - Llamadas entrantes y menú de voz.
Los menús de voz, permiten a los empleados configurar las opciones de voz automatizadas para guiar a los clientes a través de diferentes opciones, asegurando una experiencia de usuario fluida y reduciendo el tiempo para alcanzar la información o el servicio deseado. También permite crear autorespuestas, por ejemplo sobre el horario laboral. Esta función ayuda a dirigir las llamadas entrantes al departamento adecuado de manera rápida y manteniendo informado al cliente. - Llamadas salientes.
A través de la centralita, las empresas pueden realizar llamadas donde los usuarios tendrán la opción de elegir el número que se mostrará en pantalla al destinatario, dando una mejor percepción al cliente y mayor flexibilidad en la identificación de las llamadas. - Líneas externas.
Es posible conectar números de otro operador externo a la centralita virtual de Megacall, pudiendo conectar hasta 20 números. Además, se puede seguir manteniendo el número con el que ya cuenta la empresa en la plataforma. - Estadísticas y gráficos.
Se podrá ver el resultado de todas las llamadas tanto entrantes como salientes, con opción de seleccionar el periodo para unos resultados más rápidos, comparando varias fechas y pudiendo visualizar la geografía de las llamadas. Ayudará a llevar un control sobre las llamadas y sobre los comerciales.
También, desde el área personal, los usuarios tendrán acceso a su saldo, donde podrán recargar la cuenta de forma sencilla y podrán tener contacto con soporte técnico de diferentes maneras ya sea chat en línea, llamando o por ticket para resolver dudas e incidencias.
Las centralitas virtuales telefónicas proporcionan una solución económica y escalable que permite a las empresas crecer y adaptarse fácilmente. Si te gustaría tener más información o tienes dudas, contacta con nuestro equipo y te ayudaremos.
