Números internacionales: cómo dar presencia local sin oficina física

Si tu empresa está dando el salto a nuevos mercados, te vas a topar con una pregunta ¿Cómo hago para que un cliente en México, Portugal, o Francia -o cualquier otro país- me llame como si estuviera llamando a una tienda de su calle? La respuesta, en la mayoría de los casos, pasa por tener un número virtual internacional.

En esta guía vemos como los números VoIP son una pieza casi obligatoria para cualquier negocio (tanto como si quieren expandirse como si no), cómo elegir el número y que se puede hacer una vez que ya tienes tu número funcionando.

¿Por qué las empresas necesitan un número internacional?

La respuesta es sencilla, la gente confía más en lo que reconoce, por lo tanto si la intención es llegar a otro público, los usuarios atenderán antes una llamada de un número local que un número de fuera. Pero la confianza no es el único motivo, hay al menos otros cuatro por el que una empresa debería contar con un número internacional:

• Presencia sin oficina física. Esto reduce mucho en gastos a la hora de expandir el negocio hacia otro mercado.
• Reducción en costes de llamadas internacionales. Al tratarse de telefonía voip donde se trabaja a través de la nube, toda la gestión de llamadas va a ser mucho más barata que si hablamos de telefonía tradicional.
• Mejor experiencia de atención al cliente. Un número virtual internacional no es solo una línea telefónica, también puede ser una herramienta de atención avanzada. Permite configurar desvíos inteligentes, menús de bienvenida (IVR), horarios y agentes de voz con IA, mejorando la experiencia del usuario y reduciendo tiempos de espera.. 
• Escalabilidad para equipos distribuidos. Gracias a la telefonía VoIP y los números virtuales, los equipos pueden estar repartidos en distintos países y seguir gestionando las llamadas desde una única plataforma, siendo muy fácil añadir o eliminar usuarios si es necesario.

¿Cómo sacar el máximo partido a los números internacionales?

Tener el número es solo el primer paso, ahora toca sacarle rentabilidad; configurando e integrando en la operativa diaria del negocio. Esto se consigue con una centralita virtual a la que poder conectar el número y sacar sus mayores ventajas con:

1. Call routing.Configurar reglas de desvío por horario o disponibilidad del agente por ejemplo, evita que un cliente potencial cuelgue tras varios tonos sin respuesta.
2. Grabación y análisis de llamadas. Activar la opción de grabar la llamada siempre es una buena opción para poder realizar un análisis de la conversación y sacar conclusiones interesantes para el negocio. 
3. Gestión multi-plataforma. Un número virtual que solo se puede atender desde una ubicación fija pierde buena parte de su sentido. La ventaja de que sea virtual es que se pueda recibir en el móvil, el ordenador o una app permitiendo que el equipo atienda las llamadas desde donde sea.
4. Integración con CRM. Cuando cada llamada queda registrada en el CRM, el equipo comercial gana visibilidad sobre qué mercados está generando más interés, que horarios concentran más llamadas y que agentes lo hacen mejor.
5. La inteligencia artificial en la centralita. Gracias a la IA podemos conseguir esas transcripciones de llamadas que parten de una grabación y que nos permitirá analizar una llamada. Pero también nos da acceso a los agentes virtuales, que atenderán las llamadas como uno más del equipo, liberando carga de trabajo a los agentes.

Cómo elegir y contratar un número local

Aquí es donde ya tenemos que tomar decisiones prácticas. A qué país quiero que llegue mi negocio y a qué coste.

En Megacall, la variedad de números virtuales para elegir es amplia, ya que se puede elegir números de hasta más de 100 países diferentes. A continuación, vamos a ver algunos de los países más populares para ver una idea de las opciones y precios que existen.

• Listado de países populares para números internacionales

• Aspectos legales y normativos según el país

Como es normal, hay que seguir la legislación vigente en cada país y aportar la documentación que se exige para contratar números virtuales. Cada país solicita documentos diferentes, y estos documentos pueden ser: copia del pasaporte o DNI, certificado de registro, documento que confirme un domicilio, copia de recibo de pago de servicios, entre otros. 

Esto dependerá del país, hay países que son más estrictos como puede ser Alemania, y otros que son más simples como Estados Unidos. Para número virtual de Reino Unido por ejemplo, se solicita copia del certificado de registro de empresa o copia del DNI/NIE/pasaporte especificar dirección actual (calle, número, código postal y ciudad).

En Megacall, esto se puede conocer en el momento que contratas el número virtual internacional.

• Precios y tarifas de los números virtuales

Una de las primeras preguntas que aparecen al querer incorporar números internacionales al negocio es cuánto nos va a costar. Esto siempre dependerá del proveedor, del número y del coste de las llamadas entrantes. 

Megacall es conocido por ser uno de los proveedores de telefonía voip que ofrece números virtuales a precios accesibles para cualquier tipo de negocios.

Como hemos visto en la tabla anterior, la cuota mensual del número varía depende del país pero parten desde unos 2€/mes con facturación anual. Ahora bien, es necesario tener un saldo suficiente en la cuenta para poder realizar llamadas ya que las llamadas salientes tienen un coste por minuto que también varía según el país, y en el caso de Megacall se hace una recarga cada tres meses para que la centralita siga siendo gratuita.

También se puede optar por la opción de planes, donde vienen minutos para llamadas salientes y números virtuales incluidos en el plan y lo que sale mucho más rentable porque por ejemplo si contratas el plan Lite con hasta 5 usuarios saldría unos 20€/mes con pago anual, si lo dividimos entre los usuarios sería unos 4€/mes. Además, en todos los planes de Megacall viene incluida la centralita y CRM.

Cómo conseguir un número local en menos de 5 minutos

Lo primero que se debería de hacer es una comparación de proveedores para conocer las opciones que más se adapten a lo que buscamos, tanto en funcionalidades como en precios. 

Pero te lo ponemos fácil, la opción no solo de las más accesibles si no también de las más rápidas en poner en marcha son los números virtuales de Megacall. Es tan fácil como:

1. Regístrate en la plataforma de Megacall
2. Recarga la cuenta para poder hacer llamadas.
3. En tu área personal, desde el apartado Configuración - Números virtuales, selecciona el país donde quieres expandir el negocio y elige el número. 
4. Configura tu número a las necesidades del negocio (enrutamientos, desvíos, horarios, menú de bienvenida, etc)

La conexión se realizará inmediatamente después de la revisión de la documentación y datos. Una vez conseguido el número, ya puedes realizar y recibir llamadas en tu número internacional, y aprovechar todas las ventajas que ofrece una centralita.

Preguntas frecuentes - Números virtuales internacionales

¿Puedo usar el mismo número en varios dispositivos a la vez?

Sí. Es una de las ventajas de la telefonía VoIP. El mismo número puede usarse en varios dispositivos simultáneamente. También se puede configurar para desviarse a otro número o según reglas de horario y disponibilidad.

¿Necesito una dirección local para conseguir un número internacional?

En algunos países, sí. Algunos números requieren una dirección local o un documento de registro por ejemplo, mientras que otros no tienen tal requisito. Las exigencias dependen totalmente del país. En Megacall se podrá saber esta información al momento de contratar el número.

¿Las llamadas entrantes tienen coste?

Las llamadas entrantes no tienen coste para la empresa. Esto cambia si es con la numeración 800/900 (o su equivalente en cada país) ya que en este caso si hay un coste asociado en cada llamada para el negocio, porque es la empresa quien asume el cargo en lugar del cliente.

¿Puedo integrar mi número internacional con el CRM?

Sí. Generalmente, los números virtuales se pueden integrar con CRM, lo que permite centralizar toda la información de clientes y llamadas desde un solo lugar. Además, tendrás la ventaja de registrar automáticamente las interacciones, leads y hacer un seguimiento con el historial de los usuarios.