En este post os vamos a hablar sobre una de las grandes funcionalidades que ofrece una centralita virtual. Abordaremos qué es una extensión telefónica, para qué sirve y cómo se usa.
Cada vez es más usual manejar extensiones dentro de las empresas, ya que tener un número de teléfono para cada empleado puede ser insostenible y difícil de manejar, por lo que con una extensión telefónica podemos poner por orden números cortos a cada empleado o departamento.
Una extensión telefónica es una línea interna que depende de una centralita virtual de teléfono. En otras palabras, las extensiones son los números con los que se identifican a cada línea de teléfono.
Si tenemos en cuenta la definición de la RAE una extensión es una “línea telefónica conectada a una centralita”.
Contenidos del post:
- ¿Para qué sirve la extensión de un número telefónico?
- ¿Cómo llamar a una extensión telefónica?
- Cambiar el número de extensión
¿Para qué sirve la extensión de un número telefónico?
Podemos decir que la extensión de un número telefónico sirve a pymes y grandes empresas para asignar un número (normalmente suelen ser entre 3 y 4 dígitos) al teléfono de cada empleado. Por norma general las empresas tienen un único número de teléfono que, si fuese para todos los trabajadores, sonarían todos a la vez. Por tanto, se pueden identificar los teléfonos con diferentes extensiones que estén conectadas con ese número principal.
Esto también nos permite que cuando un usuario llame a la empresa y marque el departamento con el que desea hablar podamos desviar la llamada directamente a la persona adecuada, ahorrando tiempo y ganando en efectividad y una mejor imagen hacia el cliente.
Las extensiones también nos ahorran tener que tener una línea de teléfono independiente con una numeración propia para cada empleado.
Marcar una extensión para realizar llamadas internas
Otra de las ventajas de tener extensiones telefónicas es la facilidad con la que podemos realizar llamadas internas, simplemente marcando el número de extensión contactaremos con el compañero con el que necesitemos hablar, no tendremos que aprendernos un número largo.
Además, si un cliente o proveedor conoce el número de extensión de ese empleado podrá contactar de forma directa y rápida. Esta funcionalidad que aporta una central telefónica pbx ayuda a tener clientes VIP o a darle un trato especial a aquellos que sean más importantes para nosotros, dándole el número de extensión de la persona encargada de su cuenta.
¿Cómo llamar a una extensión telefónica?
Llamar a una extensión telefónica es muy fácil. Habitualmente este tipo de llamadas se hacen dentro de una misma compañía, por lo que si quieres contactar con una determinada persona cuya extensión es, por ejemplo, 0004, solo tendrás que marcar 0004 en el teléfono para llamar.
Si queremos llamar a una extensión desde el exterior de la empresa primero tendremos que marcar el número general de la compañía. Normalmente te atenderá un contestador automático que te pedirá que marques unos dígitos o si sabes la extensión concreta de la persona podrías pedirle al asistente de atención al cliente que te conecte con esa extensión.
Cambiar el número de extensión
Para cambiar el número de extensión o realizar otras gestiones como pueden ser desviar una extensión hacia un móvil en concreto u otro número de teléfono simplemente tendremos que contactar con nuestro proveedor VoIP, el cual maneja todo lo referente a la centralita telefónica.
En cuestión de minutos puedes tener el número de extensión cambiado, cancelado o puedes incluir nuevas extensiones.
Desde Megacall realizamos estos procesos a través del servicio de nuestra centralita virtual.
