Telefonía VoIP para pymes: qué es, ventajas y cómo empezar

La telefonía VoIP para empresas te permite hacer y recibir llamadas por internet sin centralita física ni cableado y con tu número de siempre. Funciona desde el móvil, ordenador o teléfono. Es una buena opción para empresas o pymes que quieran pagar menos, atender desde cualquier lugar y crecer sin obras. 

En esta guía verás qué es, qué ventajas e inconvenientes tiene, que se necesita y cuánto cuesta la telefonía VoIP para una pyme.

¿Qué es la telefonía VoIP para empresas?

Es la telefonía que convierte tu voz en datos y los envía por internet, igual que un mensaje o un correo, en lugar de usar la línea de cobre tradicional. Funciona a través de la centralita que deja de estar físicamente en una oficina y pasa a estar en la nube, en los servidores de tu proveedor y gestionada desde un panel web.

Los empleados pueden contestar o llamar desde la misma plataforma, con una app en el móvil o en el ordenador, es lo que da la libertad de gestionar la comunicación del negocio desde cualquier lugar y es una de las grandes ventajas que tiene.

Tabla comparativa: telefonía tradicional vs telefonía VoIP

Ventajas y funciones clave para el día a día de tu pyme con VoIP

La telefonía VoIP no es nada reciente, pero es un cambio muy obvio: pagas menos, contestas desde donde estés y tu centralita deja de ser un aparato que da trabajo. Viéndolo de forma más claro:

Ahorro: menos cuotas y menos facturas sorpresas. 

En una línea fija pagas por la línea, por el mantenimiento y por cada extensión que añades. Con VoIP el precio depende del proveedor y de la tarifa. Puedes pagar una tarifa mensual por el número virtual y añadir saldo para realizar las llamadas; también puede existir un plan en donde se incluya el número, integraciones, otras funciones de la centralita. Además, las llamadas con VoIP son mucho más económicas que las llamadas tradicionales, sobre todo para ámbito internacional.

Por ejemplo, una asesoría pequeña de cinco empleados, puede utilizar un único número de empresa y repartir las llamadas entre sus trabajadores sin tener que contratar una línea para cada uno. 

Movilidad y desvío al móvil:

Con la app en el móvil o el softphone en el ordenador (app que convierte el ordenador en un teléfono), puedes contestar con el número de la empresa desde cualquier sitio. O también la opción de activar el desvío al móvil para que las llamadas te suenen ahí. Quien llama no nota la diferencia.

Por ejemplo, puedes atender el fijo de la oficina desde tu móvil mientras viajas, sin perder una llamada de un cliente

Funciones avanzadas

Puedes tener la centralita como si fueras una empresa grande sin pagar como una empresa grande. Esto quiere decir que puedes usar funciones avanzadas para gestionar las llamadas como si fueras una gran corporativa pero sin necesariamente tener un gran gasto, las funciones a las que se tendría acceso son:

• Enrutamiento de llamadas: decides a quién suena cada llamada según la hora o el departamento.

• Colas: Si todos están ocupados, el cliente entra en una cola de espera mientras escucha una melodía, así es menos probable perder llamadas en horas puntas.

• Buzón de voz al correo: los mensajes dejados en el buzón te llegan transcritos al correo gracias a funciones como el reconocimiento de voz, grabación y transcripción de las llamadas.

• Menú IVR: Se establece un menú de números para cada departamento o para cada servicio. Esto es también una forma de enrutamiento: tu diseñas el recorrido que sigue cada llamada, lo que se conoce como flujo de llamadas. Lo mejor es no hacerlo muy largo para que el cliente no se termine cansando de pulsar números hasta llegar al agente.

• Agente IA: Hoy en día los proveedores de telefonía VoIP ya cuentan con agentes virtuales que pueden atender y realizar llamadas por ti. Así, puedes dedicar tiempo a otras tareas y en el caso que fuera necesario, configurar la IA para que transfiera la llamada al humano cuando no se pueda resolver una consulta. También puede hacer llamadas, por ejemplo para recordar una cita o confirmar un pedido. Funciona como recepcionista que no se cansa y es una forma cada vez más usual que puede sustituir por completo al menú de bienvenida dejando solo al agente para que atienda las llamadas.

Integración con CRM

Toda la información del cliente a mano antes de responder. Al conectar el CRM con la centralita, puedes ver quién te llama y guardar automáticamente cada llamada en el historial. 

Además, puedes añadir tareas y notas sobre el cliente en su ficha para así conocer por ejemplo en qué proceso está el cliente, que es lo último que se habló o que acciones quedan pendientes. Los planes de Megacall incluyen su propio CRM de forma gratuita.

Seguridad

No porque funcione a través de la nube tiene que suponer si o si un riesgo. Hoy en día, esto está cada vez más controlado y la VoIP tiene capas de seguridad para proteger las comunicaciones de tu negocio. 

Al contratar el servicio, conviene comprobar que opciones ofrece el proveedor en cuanto a seguridad se refiere, como por ejemplo: autenticación de doble factor (2FA), cifrado TLS, SRTP, restricciones por IP.

Seguimiento de llamadas

El registro del CRM te dice quién ha llamado, a qué hora, cuánto ha durado o incluso cuáles se han quedado sin contestar. Con eso puedes ver por ejemplo qué agente tiene más carga de trabajo o a quien devolver la llamada primero. 

Inconvenientes de la VoIP y cómo lo solucionamos

Sería poco honesto decir que la VoIP no tiene pegas. Las tiene como todo, pero la buena noticia es que tiene solución.

• Dependencia de internet. Si se cae la conexión, la VoIP no tiene por donde enviar la voz, ya que se trata de una tecnología que funciona gracias a Internet. 

Solución: Un desvío automático al móvil, si la centralita no localiza tu oficina, la llamada suena en tu móvil.

• Cortes de luz. Sin luz, el router se apaga y con él tu telefonía. Aquí hay dos opciones: una es el mismo desvío al móvil. La otra es una batería que mantiene el router encendido unas horas.
• Calidad de la llamada. Si alguna vez has oído cortes en una llamada o eco, casi siempre es por una red saturada. Se puede arreglar con una conexión estable, con cable y con la prioridad de voz en el router, que hace que las llamadas pasen por delante de las descargas pesadas.
• Fraude. Es poco frecuente, pero se evita con contraseñas fuertes, un límite de gasto y el bloqueo de los destinos internacionales que no uses.
• Llamadas al 112. Con VoIP se puede llamar al 112, pero la ubicación no funciona igual que en una línea fija. En esta, los servicios de emergencia ven la dirección donde está instalada la línea. En VoIP, la localización depende de la dirección asociada a tu número, no de donde estés en ese momento. Si usas la app fuera de la oficina, esa dirección no coincide con tu posición real. Por eso, en estos casos lo mejor es marcar el 112 desde el marcador normal de tu móvil.

Qué necesitas para empezar

Lo primero: no necesitas servidor, ni obras, ni un técnico en la oficina. Todo se hace desde el navegador. Lo que tienes que reunir es poco y probablemente ya lo tendrás casi todo.

Necesitas una conexión a internet estable. También, algo con lo que contestar, por ejemplo la app en el móvil, un softphone en el ordenador, una extensión en el navegador. Y por supuesto un número, que puede ser el de siempre haciendo una portabilidad o un número nuevo. Por último queda configurar la centralita. 

El resumen de lo que necesitas: 

• Conexión a internet
• App móvil, softphone o extensión para el navegador
• Número virtual
• Configurar la centralita: crear extensiones, fijar horarios, hacer el flujo de llamadas.

¿Cuánto cuesta para una pyme?

Hay tres conceptos a tener en cuenta: el número de teléfono, los usuarios y los minutos de llamadas salientes.

Para verlo de forma clara con las tarifas VoIP para pymes de Megacall.

Imagina una gestoría de cinco personas. Lo ideal en este caso es el plan Lite, pensado para hasta cinco usuarios. Incluye un número de teléfono, 1000 minutos de llamadas en 35 países, llamadas entrantes gratis (exentos números 800/900), portabilidad gratuita, CRM, 2GB de almacenamiento, 400 minutos gratis de reconocimiento de voz y seis menús de voz.

Todo eso cuesta 20€ al mes con pago anual más el IVA, entre cinco usuarios que incluye el plan son unos 4€ por persona más IVA. No hace falta comprar teléfonos, solo usar la app. Y si más adelante necesitas más extensiones o más minutos, puedes ampliar.

Con Megacall, también tienes la opción de pagar solo por el número virtual (opción plan estándar) desde 2€ al mes con facturación anual para números españoles.

Tabla de planes Megacall

*El precio de los planes están indicados mensualmente con facturación anual.

*El coste de reconocimiento de voz en el idioma español varía entre 0,01€/minuto y 0,018€/minuto.

*Todos los planes incluyen portabilidad y CRM gratuito.

Qué mirar al elegir un proveedor VoIP

Antes de decidirte, haz una pequeña checklist con algunos criterios que deba cumplir el proveedor. Te dejamos algunos que consideramos importantes a la hora de elegir telefonía VoIP para pymes:

• Numeración española para que tus clientes vean un número local.
• Portabilidad gratuita al cambiar de proveedor.
• Permanencia para probar y cancelar sin penalizaciones.
• Precios claros, transparencia donde se identifique fácilmente los paquetes y que incluye cada plan.
• Soporte en español, con ayuda para configurar.
• App móvil y softphone, imprescindible para atender desde cualquier sitio.
• Integraciones con tu CRM u otras herramientas.
• Numeración 400 para poder hacer llamadas comerciales. Si tu equipo hace llamadas de ventas, necesitas este prefijo.

Preguntas frecuentes — VoIP para pymes

¿Puedo mantener mi número fijo?

Si, a través de una portabilidad. Pides el traspaso de tu número al nuevo proveedor y los técnicos comprueban que el número se puede portar, que normalmente es posible. En los planes de Megacall, la portabilidad es gratuita.

¿Qué pasa si se va internet o la luz?

Si se va el internet, la VoIP dejaría de funcionar. Para esos casos, configura un desvío automático al móvil para no perder ninguna llamada y seguir trabajando.

¿Tengo que comprar teléfonos nuevos?

No necesariamente. Puedes usar la app en el móvil, tablet u ordenador, o extensión en el ordenador. Solo compras teléfonos IP si prefieres tenerlos de sobremesa, pero eso es cada vez menos común y supone un gasto innecesario.

¿Se puede llamar al 112 con la VoIP?

Sí, pero la ubicación depende de la dirección asociada a tu número, no de donde estés en el momento que llamas. Ante una emergencia fuera de la oficina, mejor usa el marcador normal de tu móvil.

¿Qué diferencia hay entre un usuario y una extensión?

Conviene mirarlo antes de comparar centralitas. Una extensión es el número corto al que llega una llamada en una centralita (extensión 100, extensión 101, extensión 102). Un usuario es la persona con acceso a la plataforma y funciones. Algunos proveedores cobran por usuarios y permiten tener más extensiones que usuarios.

¿Cómo es la calidad de la telefonía VoIP en comparación al sistema tradicional?

La calidad de un servicio VoIP ha ido mejorando mucho incluso siendo mejor que las llamadas tradicionales en condiciones buenas. Sin embargo, la calidad de las llamadas VoIP puede verse afectada si no se tiene una buena conexión a internet.